Gratis factuursjabloon op uurbasis

Zo werkt een factuur op uurbasis

Een factuur op uurbasis is een gewone factuur, maar elke regel gaat over tijd in plaats van een product. Het aantal is het aantal uren, de prijs is je uurtarief en het regelbedrag is het product daarvan. Voeg een regel toe voor elke dag of taak. Het totaal is je vergoeding voor de periode.

Je kunt ook delen van uren invullen. Typ 1.75 voor één uur en drie kwartier of 0.5 voor een half uur; het bedrag wordt tot op de cent berekend. Hanteer je verschillende tarieven voor verschillende soorten werk, zet elk tarief dan op een aparte regel in plaats van een gemiddelde te gebruiken.

Minuten omrekenen naar decimale uren

Timers en agenda’s tonen uren en minuten, maar op een factuur gebruik je een decimaal getal. Deel het aantal minuten door 60:

Een veelgemaakte fout is 1.20 typen voor “één uur en twintig minuten”. Dat is één uur en twaalf minuten, waardoor je op elke regel acht minuten te weinig rekent. Veel mensen voorkomen lastige decimalen door met vaste tijdseenheden te factureren. Dat is de volgende keuze.

Tijdseenheden, minimumtarieven en toeslagen

Kies deze regels één keer, zet ze bij de opmerkingen en pas ze elke keer hetzelfde toe:

• Facturatie-eenheid. Kwartieren (0.25) zijn het gebruikelijkst voor vakwerk, IT en administratie. Advocaten en accountants rekenen vaak in tienden (6 minuten). Vermeld of je naar boven of naar de dichtstbijzijnde eenheid afrondt.
• Minimumtarief. Een minimum van één uur voor een bezoek op locatie of 15 minuten voor een telefoongesprek dekt de tijd die je nodig hebt om te beginnen.
• Tarief buiten kantooruren. Avonden, weekenden en feestdagen kosten vaak 1.5 keer het normale tarief. Zet die uren op aparte regels, zodat de klant precies ziet welke uren duurder zijn.
• Reistijd. Sommigen rekenen het volledige tarief, anderen een lager tarief of helemaal niets. Wat je ook kiest, zet reistijd op een eigen regel.

Weet je niet welk tarief je moet vragen? De uurtariefcalculator rekent vanuit het inkomen dat je wilt naar een tarief per uur.

Maak uren eenvoudig goed te keuren

Klanten maken zelden bezwaar tegen een tarief waarmee ze hebben ingestemd. Wel tegen uren die ze niet voor zich zien. Een paar gewoonten helpen:

1. Zet een datum op elke regel en omschrijf het werk in woorden die de klant gebruikt. “8 okt: wifi valt weg in behandelkamer 2” is eenvoudig goed te keuren. “Ondersteuning, 1.75 uur” niet.
2. Factureer volgens een vast schema, elke week of om de twee weken. Een maand aan uren als één totaal lijkt hoger en is moeilijker te controleren dan vier kleine facturen.
3. Bewaar het urenoverzicht uit je timerapp of notitieboek en bied het aan bij de opmerkingen. De meeste klanten vragen er niet om, maar het helpt als ze weten dat het beschikbaar is.
4. Vermeld materialen en onkosten apart van arbeidsuren, zodat het uurtotaal klopt.
5. Zet de periode in het referentieveld, bijvoorbeeld “Urenoverzicht 6–17 okt”, zodat je niets dubbel factureert.

Uurtarief of vaste prijs?

Factureren per uur is eerlijk als het werk vooraf moeilijk in te schatten is: storingen oplossen, ondersteuning op afroep, doorlopende administratie of reparaties waarbij je niet weet wat je aantreft. De klant betaalt precies voor de gebruikte tijd en jij wordt niet benadeeld als een klus uitloopt.

Het werkt minder goed als de klant vooraf een vast budget nodig heeft. Stuur dan een prijsopgave met je verwachte uren, of kies een vaste prijs en gebruik een factuur zoals voor freelancewerk. Consultants die per uur, dag en maandbedrag werken, vinden meer informatie op de pagina over de consultancyfactuur.