Gratis factuursjabloon voor diensten

Wat betekent ‘services rendered’ op een factuur?

‘Services rendered’ is een ouderwetse term voor werk dat je al hebt uitgevoerd. Een factuur voor uitgevoerde diensten is gewoon een rekening die je na afloop stuurt om betaling te vragen. Het tegenovergestelde is een verkoopfactuur voor goederen, waarbij de klant een fysiek product ontvangt.

Dat verschil bepaalt wat je op de factuur zet. Een product heeft een naam en een SKU. Een dienst bestaat alleen uit jouw omschrijving, dus die moet alles duidelijk maken: wat je hebt gedaan, waar, wanneer en hoeveel.

Wat zet je op een factuur voor diensten?

• Je bedrijfsnaam en contactgegevens, plus je EIN als je dat hebt en de klant erom vraagt.
• De klantgegevens en het adres waar je het werk hebt uitgevoerd, als dat afwijkt van het factuuradres.
• Een uniek factuurnummer en de factuurdatum. Gebruik elk nummer maar één keer.
• De datum waarop je het werk hebt uitgevoerd. Heb je vorige week gewerkt en factureer je vandaag? Vermeld dan ook de uitvoerdatum. Duebolt heeft hiervoor een apart veld.
• Een aparte regel voor elke dienst, met een duidelijke omschrijving, aantal en prijs. Zet arbeid apart van onderdelen en materiaal.
• Een contract-, overeenkomst- of werkbonnummer in het veld voor referentie. Vastgoedbeheerders en kantoren kunnen vaak niet betalen zonder dat nummer.
• Het totaalbedrag, de uiterste betaaldatum en betaalinstructies: bankoverschrijving, Zelle, een betaallink voor kaartbetaling of een adres voor cheques.

Schrijf de omschrijving zo dat iemand die er niet bij was het werk begrijpt. De administratie keurt facturen goed voor klussen die ze zelf nooit heeft gezien.

Manieren om je diensten te prijzen

De meeste dienstverleners gebruiken een van deze manieren, of combineren er twee op dezelfde factuur:

Voor werk op uurbasis lees je meer over uren en tarieven in het factuursjabloon per uur.

Sales tax op diensten

De belasting op diensten verschilt sterk per staat. Veel staten belasten goederen, maar de meeste diensten niet. Een paar staten, zoals Hawaii, New Mexico en South Dakota, belasten de meeste diensten. Andere belasten alleen bepaalde diensten, zoals ongediertebestrijding, tuinonderhoud, schoonmaak of reparatiearbeid.

Onderdelen en materiaal die je aan de klant levert, zijn vaker belastbaar dan de arbeid zelf. Daarom is het slim om die op aparte regels te zetten. Moet je alleen over onderdelen belasting rekenen, dan kun je voor die regels een tarief instellen en de arbeid op nul laten staan. Twijfel je? Vraag het na bij de belastingdienst van je staat voordat je de eerste factuur verstuurt, niet erna.

Terugkerende klanten factureren

Bezoek je dezelfde klanten elke week, maand of elk kwartaal? Bouw de factuur dan niet telkens opnieuw op. Vul hem één keer in en bewaar de terugkerende regels. Voor de volgende factuur hoef je alleen de datum en eventueel extra werk aan te passen.

1. Zet de vaste dienst op de eerste regel en extra werk eronder. Zo ziet de klant meteen wat er anders is dan de vorige keer.
2. Vermeld het volgende geplande bezoek in de notities. Dat is meteen een herinnering.
3. Verstuur de factuur op de dag van het bezoek, zolang je de details nog vers in je geheugen hebt.
4. Betaalt een klant vaak te laat? Zet je betalingsvoorwaarden op elke factuur. Met de calculator voor kosten bij te late betaling bereken je hoeveel een maandelijkse toeslag oplevert.