Modèle gratuit de facture de prestation

Que signifie « prestation réalisée » sur une facture ?

« Prestation réalisée » est une formule un peu ancienne pour parler d’un travail déjà effectué. Une facture de prestation est tout simplement une demande de paiement envoyée après le service. Elle se distingue d’une facture de vente de marchandises, où le client reçoit un produit physique.

Cette différence compte au moment de rédiger la facture. Un produit a un nom et une référence. Pour un service, tout repose sur votre description : elle doit préciser ce que vous avez fait, où, quand et en quelle quantité.

Que mettre sur une facture de prestation ?

• Le nom et les coordonnées de votre entreprise, ainsi que votre EIN si vous en avez un et que le client vous le demande.
• Les coordonnées du client, et l’adresse de la prestation si elle diffère de l’adresse de facturation.
• Un numéro de facture unique, ainsi que la date d’émission.
• La date de la prestation. Si vous avez travaillé la semaine dernière et facturez aujourd’hui, indiquez aussi la date de l’intervention. Duebolt dispose d’un champ dédié.
• Une ligne par prestation, avec une description précise, une quantité et un prix. Séparez la main-d’œuvre des pièces et des fournitures.
• Le numéro du contrat, de l’accord ou de l’ordre de travail, dans le champ de référence. Les gestionnaires immobiliers et les services administratifs en ont souvent besoin pour régler la facture.
• Le total, la date d’échéance et les moyens de paiement : virement bancaire, Zelle, lien de paiement par carte ou adresse pour envoyer un chèque.

Rédigez une description compréhensible même pour quelqu’un qui n’était pas sur place. Les équipes comptables valident des factures pour des travaux qu’elles n’ont jamais vus.

Comment fixer le prix d’une prestation ?

La plupart des entreprises de services utilisent l’une de ces méthodes, et beaucoup en combinent deux sur une même facture :

Pour les prestations facturées au temps passé, consultez notre modèle de facture horaire, qui détaille le calcul des heures et des tarifs.

La taxe sur les ventes et les prestations de services

La taxation des services varie beaucoup d’un État à l’autre. Beaucoup taxent les marchandises, mais pas la plupart des services. Quelques-uns, comme Hawaii, le Nouveau-Mexique et le Dakota du Sud, taxent la majorité des services. D’autres ne taxent que certaines activités, par exemple la désinsectisation, l’aménagement paysager, le nettoyage ou la main-d’œuvre de réparation.

Les pièces et fournitures remises au client sont plus souvent taxables que la main-d’œuvre elle-même. Voilà une autre bonne raison de les présenter sur des lignes séparées : si vous devez appliquer la taxe uniquement aux pièces, vous pouvez leur attribuer un taux et laisser la main-d’œuvre à zéro. En cas de doute, renseignez-vous auprès du service des recettes de votre État avant d’envoyer votre première facture.

Facturer des clients réguliers

Si vous intervenez chez les mêmes clients chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre, inutile de recréer la facture à chaque fois. Préparez-la une fois, enregistrez les lignes récurrentes, puis modifiez simplement la date et ajoutez les éventuels travaux supplémentaires.

1. Placez la prestation habituelle en première ligne et les suppléments en dessous. Le client verra tout de suite ce qui a changé depuis la dernière fois.
2. Indiquez la date de la prochaine visite dans les notes. Cela lui servira aussi de rappel.
3. Envoyez la facture le jour de l’intervention, pendant que vous avez encore tous les détails en tête.
4. Si un client paie souvent en retard, indiquez vos conditions sur chaque facture. Le calculateur de pénalités de retard permet de voir à combien s’élève une pénalité mensuelle.