Kostenlose Rechnungsvorlage für Dienstleister

Was „erbrachte Leistungen“ auf einer Rechnung bedeutet

„Erbrachte Leistungen“ ist eine etwas altmodische Formulierung für bereits erledigte Arbeiten. Eine Rechnung für erbrachte Leistungen ist schlicht eine Rechnung, die nach dem Einsatz gestellt wird und zur Zahlung auffordert. Sie unterscheidet sich von einer Warenrechnung: Dabei erhält der Kunde ein konkretes Produkt.

Das wirkt sich darauf aus, was auf die Rechnung gehört. Ein Produkt hat einen Namen und eine Artikelnummer. Eine Dienstleistung wird erst durch deine Beschreibung greifbar. Deshalb muss die Beschreibung die ganze Leistung erklären: was du wo und wann getan hast und in welchem Umfang.

Was auf eine Dienstleistungsrechnung gehört

• Dein Firmenname und deine Kontaktdaten, außerdem deine EIN, falls du eine hast und der Kunde danach fragt.
• Der Kunde und die Leistungsadresse, falls sie von der Rechnungsadresse abweicht.
• Eine einmalige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum.
• Das Leistungsdatum. Hast du letzte Woche gearbeitet und stellst die Rechnung heute, gib auch das Datum des Einsatzes an. Duebolt hat dafür ein eigenes Feld.
• Eine Position je Leistung, mit verständlicher Beschreibung, Menge und Preis. Weise Arbeitszeit und Material getrennt aus.
• Vertrags-, Vereinbarungs- oder Auftragsnummer im Referenzfeld. Hausverwaltungen und Büros können Rechnungen oft ohne diese Angabe nicht bezahlen.
• Gesamtbetrag, Zahlungsziel und Zahlungsweg: Überweisung, Zelle, Kartenlink oder Anschrift für Schecks.

Formuliere die Beschreibung so, dass auch jemand, der nicht dabei war, die Arbeit versteht. Die Kreditorenbuchhaltung gibt Rechnungen für Aufträge frei, die sie selbst nie gesehen hat.

So kannst du Dienstleistungen berechnen

Die meisten Dienstleister nutzen eine dieser Methoden, viele kombinieren auch zwei davon auf derselben Rechnung:

Bei Arbeiten nach Zeit erklärt die Rechnungsvorlage für Stundenlohn Stundenzahl und Sätze genauer.

Umsatzsteuer auf Dienstleistungen

Dienstleistungen werden je nach Bundesstaat sehr unterschiedlich besteuert. Viele Bundesstaaten besteuern Waren, lassen die meisten Dienstleistungen aber außen vor. Einige, darunter Hawaii, New Mexico und South Dakota, besteuern die meisten Dienstleistungen. Andere besteuern nur bestimmte Leistungen, etwa Schädlingsbekämpfung, Gartenpflege, Reinigung oder Reparaturarbeiten.

Ersatzteile und Material, die du dem Kunden übergibst, sind häufiger steuerpflichtig als die Arbeitsleistung selbst. Auch deshalb solltest du sie getrennt aufführen: Wenn du nur auf das Material Steuer berechnen musst, kannst du für diese Positionen einen Steuersatz festlegen und die Arbeitszeit mit null ansetzen. Frag im Zweifel beim Finanzamt deines Bundesstaats nach, bevor du die erste Rechnung verschickst, nicht erst danach.

Regelmäßige Kunden abrechnen

Wenn du dieselben Kunden jede Woche, jeden Monat oder jedes Quartal besuchst, musst du die Rechnung nicht jedes Mal neu aufbauen. Fülle sie einmal aus und speichere wiederkehrende Positionen. Für die nächste Rechnung musst du dann nur das Datum und zusätzliche Arbeiten anpassen.

1. Setze die Grundleistung an die erste Stelle und zusätzliche Arbeiten darunter. So sieht der Kunde sofort, was diesmal anders ist.
2. Nenne den nächsten geplanten Termin in der Notiz. Das ist zugleich eine Erinnerung.
3. Verschicke die Rechnung am Einsatztag, solange dir die Einzelheiten noch präsent sind.
4. Zahlt ein Kunde regelmäßig zu spät, gib deine Zahlungsbedingungen auf jeder Rechnung an. Der Verzugszinsrechner zeigt, wie viel ein monatlicher Verzugsaufschlag ausmacht.