Kostenlose Rechnungsvorlage für Stundenarbeit

So funktioniert eine Stundenabrechnung

Eine Stundenabrechnung ist eine normale Rechnung, bei der jede Position Zeit statt eines Produkts aufführt. Die Menge ist die Anzahl der Stunden, der Preis Ihr Stundensatz und der Positionsbetrag ergibt sich aus der Multiplikation. Fügen Sie für jeden Tag oder jede Aufgabe eine Position hinzu. Die Summe ist Ihr Verdienst für den Zeitraum.

Sie können auch Stundenbruchteile berechnen. Geben Sie 1,75 für eine Stunde und 45 Minuten oder 0,5 für eine halbe Stunde ein. Der Betrag wird centgenau berechnet. Wenn verschiedene Arbeiten unterschiedliche Sätze haben, führen Sie für jeden Satz eine eigene Position auf, statt einen Durchschnitt zu bilden.

Minuten in Dezimalstunden umrechnen

Timer und Kalender zeigen Stunden und Minuten. Auf der Rechnung benötigen Sie eine Dezimalzahl. Teilen Sie die Minuten durch 60:

Ein häufiger Fehler ist, für „eine Stunde und zwanzig Minuten“ 1.20 einzutragen. Das entspricht 1 Stunde und 12 Minuten. Bei jeder solchen Position berechnen Sie also 8 Minuten zu wenig. Viele vermeiden krumme Dezimalwerte mit festen Abrechnungsschritten. Das ist die nächste Entscheidung.

Abrechnungsschritte, Mindestdauer und Zuschläge

Legen Sie diese Regeln einmal fest, schreiben Sie sie in die Hinweise und wenden Sie sie immer gleich an:

• Abrechnungsschritt. Viertelstunden (0.25) sind bei Handwerk, IT und Verwaltungsarbeit am üblichsten. Anwälte und Buchhalter rechnen oft in Zehntelstunden (6 Minuten) ab. Geben Sie an, ob Sie auf- oder auf den nächsten Schritt runden.
• Mindestdauer. Eine Stunde Mindestberechnung für einen Vor-Ort-Einsatz oder 15 Minuten für ein Telefonat decken die Zeit für den Arbeitsbeginn ab.
• Zuschlag außerhalb der Geschäftszeiten. Abends, am Wochenende und an Feiertagen gilt oft das 1,5-Fache des normalen Satzes. Führen Sie diese Zeit separat auf, damit der Kunde genau sieht, welche Stunden mehr kosten.
• Fahrtzeit. Manche berechnen den vollen Satz, andere einen ermäßigten Satz oder gar nichts. Führen Sie die Fahrtzeit in jedem Fall als eigene Position auf.

Sie wissen nicht, welchen Satz Sie ansetzen sollen? Der Stundensatzrechner ermittelt aus Ihrem gewünschten Einkommen den nötigen Stundensatz.

Stunden klar und nachvollziehbar abrechnen

Kunden diskutieren selten über einen vereinbarten Stundensatz. Häufiger hinterfragen sie Stunden, deren Umfang sie sich nicht vorstellen können. Diese Gewohnheiten helfen:

1. Datieren Sie jede Position und beschreiben Sie die Arbeit mit Worten, die der Kunde kennt. „8. Okt.: WLAN-Ausfall in Behandlungszimmer 2“ lässt sich gut freigeben. „Support, 1,75 Std.“ nicht.
2. Rechnen Sie nach einem festen Rhythmus ab, wöchentlich oder alle zwei Wochen. Eine Monatssumme wirkt größer als vier kleinere Rechnungen und ist schwieriger zu prüfen.
3. Bewahren Sie den Nachweis aus Ihrer Timer-App oder Ihrem Notizbuch auf und bieten Sie ihn in den Hinweisen an. Die meisten Kunden fragen nie danach, aber das Angebot schafft Vertrauen.
4. Führen Sie Material und Auslagen getrennt von der Arbeitszeit auf, damit die Stundensumme nachvollziehbar bleibt.
5. Tragen Sie den Zeitraum ins Referenzfeld ein, zum Beispiel „Stundennachweis 6.–17. Okt.“, damit nichts doppelt berechnet wird.

Stundenlohn oder Festpreis?

Eine Abrechnung nach Stunden ist fair, wenn sich der Aufwand schwer im Voraus einschätzen lässt: Fehlersuche, Bereitschaftsdienst, laufende Verwaltungsarbeit oder Reparaturen, bei denen erst klar werden muss, was zu tun ist. Der Kunde bezahlt genau die geleistete Zeit und Sie tragen nicht das Risiko, wenn der Auftrag länger dauert.

Weniger geeignet ist sie, wenn der Kunde vor der Zusage ein festes Budget braucht. Senden Sie dann einen Kostenvoranschlag mit den geschätzten Stunden oder vereinbaren Sie einen Festpreis und nutzen Sie eine Freelancer-Rechnung für projektbezogene Arbeit. Berater, die Stunden-, Tages- und Monatshonorare kombinieren, finden weitere Hinweise auf der Seite zur Beraterrechnung.