Darmowy wzór faktury godzinowej

Jak działa faktura godzinowa

Faktura godzinowa to zwykła faktura, na której każda pozycja oznacza czas pracy, a nie produkt. Ilość to liczba godzin, cena to twoja stawka godzinowa, a kwota pozycji jest ich iloczynem. Dodaj osobną pozycję dla każdego dnia lub zadania. Suma to wynagrodzenie za dany okres.

Godziny mogą być ułamkiem. Wpisz 1.75 dla godziny i 45 minut albo 0.5 dla pół godziny, a kwota zostanie obliczona z dokładnością do centa. Jeśli obowiązują różne stawki za różne rodzaje pracy, wpisz każdą osobno zamiast wyliczać średnią.

Jak przeliczyć minuty na godziny dziesiętne

Stoper i kalendarz pokazują godziny oraz minuty, ale na fakturze potrzebna jest liczba dziesiętna. Podziel liczbę minut przez 60:

Częsty błąd to wpisanie 1.20 w znaczeniu „godzina i dwadzieścia minut”. To 1 godzina i 12 minut, więc za każdą taką pozycję pobierzesz opłatę za 8 minut za mało. Wiele osób unika nietypowych ułamków, rozliczając się w stałych blokach czasu. To kolejna decyzja do podjęcia.

Bloki czasu, minima i wyższe stawki

Ustal zasady raz, zapisz je w uwagach i stosuj za każdym razem tak samo:

• Blok rozliczeniowy. Wśród fachowców, pracowników IT i administracji najczęściej stosuje się kwadranse (0.25 godz.). Prawnicy i księgowi często rozliczają dziesiąte części godziny (6 minut). Zaznacz, czy zaokrąglasz w górę, czy do najbliższego bloku.
• Minimalna opłata. Minimum jednej godziny za wizytę na miejscu lub 15 minut za rozmowę telefoniczną pokrywa czas potrzebny na rozpoczęcie pracy.
• Stawka za pracę po godzinach. Wieczory, weekendy i święta często rozlicza się po 1.5 standardowej stawki. Wpisz je jako osobne pozycje, by klient dokładnie widział, które godziny kosztują więcej.
• Czas dojazdu. Niektórzy rozliczają go według pełnej stawki, inni według obniżonej, a część nie pobiera za niego opłaty. Niezależnie od zasad wpisz go w osobnej pozycji.

Nie wiesz, jaką kwotę podać? Kalkulator stawki godzinowej pomoże obliczyć stawkę na podstawie oczekiwanego dochodu.

Ułatw klientowi zatwierdzenie godzin

Klienci rzadko kwestionują uzgodnioną stawkę. Częściej mają wątpliwości co do godzin, których nie potrafią sobie wyobrazić. Pomaga kilka nawyków:

1. Podaj datę przy każdej pozycji i opisz pracę słowami zrozumiałymi dla klienta. „8 października: problemy z Wi-Fi w gabinecie 2” łatwo zatwierdzić. „Wsparcie, 1.75 godz.” już nie.
2. Rozliczaj się regularnie, co tydzień albo co dwa tygodnie. Suma za cały miesiąc wygląda na większą i trudniej ją sprawdzić niż cztery mniejsze faktury.
3. Zachowaj ewidencję czasu z aplikacji lub notesu i wspomnij w uwagach, że możesz ją udostępnić. Większość klientów nie poprosi, ale sama możliwość pomaga.
4. Wyszczególnij materiały i wydatki osobno od robocizny, aby suma godzinowa była przejrzysta.
5. Wpisz okres w polu referencyjnym, na przykład „Ewidencja czasu 6–17 października”, aby nie rozliczyć tych samych godzin dwa razy.

Rozliczenie godzinowe czy stała cena?

Rozliczenie godzinowe sprawdza się, gdy trudno z góry oszacować czas pracy: przy diagnozowaniu usterek, wsparciu na wezwanie, bieżącej administracji i naprawach, w których nie wiadomo, co wyjdzie w trakcie. Klient płaci za faktycznie przepracowany czas, a ty nie tracisz, gdy zlecenie się przedłuża.

Gorzej działa, gdy klient potrzebuje z góry znać maksymalny budżet. Wtedy wyślij kosztorys z przewidywaną liczbą godzin albo zaproponuj stałą cenę i użyj szablonu faktury dla freelancera. Więcej o łączeniu stawek godzinowych, dziennych i abonamentów znajdziesz na stronie faktura konsultanta.