Plantilla gratis de factura por horas

Cómo funciona una factura por horas

Una factura por horas es una factura normal en la que cada línea corresponde a tiempo en vez de a un producto. La cantidad es el número de horas, el precio es tu tarifa por hora y el importe de la línea es el resultado de multiplicarlos. Añade una línea por cada día o tarea y el total será lo que cobras por ese periodo.

Puedes usar fracciones de hora. Escribe 1.75 para una hora y tres cuartos o 0.5 para media hora; el importe se calcula hasta el centavo. Si cobras tarifas diferentes según el trabajo, pon cada una en una línea propia en lugar de promediarlas.

Convertir minutos en horas decimales

Los cronómetros y calendarios muestran horas y minutos, pero la factura necesita un número decimal. Divide los minutos entre 60:

Un error habitual es escribir 1.20 para «una hora y veinte minutos». Eso equivale a 1 hora y 12 minutos, así que dejarías de cobrar 8 minutos en cada línea similar. Para evitar decimales incómodos, mucha gente factura en tramos fijos. Esa es la siguiente decisión.

Tramos, mínimos y tarifas especiales

Decide estas reglas una vez, escríbelas en las notas y aplícalas siempre igual:

• Tramo de facturación. Los cuartos de hora (0.25) son lo más habitual en oficios, informática y tareas administrativas. Abogados y contables suelen usar décimas (6 minutos). Indica si redondeas hacia arriba o al tramo más cercano.
• Cargo mínimo. Una hora mínima por visita o 15 minutos por llamada cubren el tiempo que tardas en empezar.
• Tarifa fuera de horario. Las tardes, los fines de semana y los festivos suelen cobrarse a 1.5 veces la tarifa normal. Añádelos en líneas separadas para que se vea qué horas cuestan más.
• Tiempo de desplazamiento. Algunos lo cobran a tarifa completa, otros con una tarifa reducida y otros no lo cobran. Elijas lo que elijas, indícalo en una línea aparte.

¿No sabes cuánto cobrar? La calculadora de tarifa por hora calcula la tarifa necesaria a partir de los ingresos que quieres conseguir.

Facilita la aprobación de las horas

Los clientes rara vez discuten una tarifa que ya aceptaron. Lo que cuestionan son horas que no entienden. Estos hábitos ayudan:

1. Pon fecha en cada línea y describe el trabajo con palabras que el cliente entienda. «8 de oct.: cortes de Wi-Fi en el gabinete 2» es fácil de aprobar. «Soporte, 1.75 h» no tanto.
2. Factura con una periodicidad fija, semanal o cada dos semanas. Un mes de horas resumido en un único total parece más grande que cuatro facturas pequeñas y cuesta más revisarlo.
3. Guarda el registro de horas de tu app de cronómetro o cuaderno y ofrécelo en las notas. La mayoría de clientes no lo pedirá, pero saber que lo tienes ayuda.
4. Desglosa materiales y gastos por separado de la mano de obra, para que el total por horas sea claro.
5. Indica el periodo en el campo de referencia, como «Registro de horas, 6–17 de oct.», para no facturar nada dos veces.

¿Cobrar por hora o precio fijo?

Cobrar por hora es justo cuando resulta difícil calcular el trabajo por adelantado: resolver averías, dar soporte de guardia, prestar ayuda administrativa continua o hacer reparaciones cuyo alcance no conoces. El cliente paga exactamente el tiempo empleado y tú no sales perdiendo si el trabajo se alarga.

Funciona peor cuando el cliente necesita conocer el presupuesto cerrado antes de aceptar. En ese caso, envía un presupuesto estimado con las horas previstas o acuerda un precio fijo y usa una factura para profesionales independientes por proyecto. Los consultores que combinan tarifas por hora, jornada e iguala encontrarán más información en la página de facturas para consultores.