Så byggs en cateringfaktura upp
En cateringfaktura listar allt som ingår i eventet: maten, personen som serverar den, utrustningen, leveransen och eventuell serviceavgift. Kunderna jämför fakturan med menyn och gästlistan, så varje rad ska motsvara något de redan har godkänt.
Sätt tre uppgifter överst: eventdatum, plats och slutligt antal gäster. Referensfältet passar de två första och anteckningarna passar antalet.
Pris per huvud och antal gäster
De flesta cateringföretag offererar ett pris per gäst för maten. Ange antalet gäster som antal och priset per gäst som pris, och skriv siffran i beskrivningen, till exempel ”Buffémiddag, 60 gäster à $24.00”.
| Post | Så visar du den | Exempel |
|---|---|---|
| Mat, per gäst | Antal gäster som antal | 60 × $24.00 = $1,440.00 |
| Linne och porslin, per gäst | Antal gäster som antal | 60 × $3.00 = $180.00 |
| Personal, per timme | Personaltimmar som antal | 15 × $35.00 = $525.00 |
| Leverans och uppsättning | En rad, antal 1 | $75.00 |
Kom överens om det slutliga antalet gäster före eventet. Många cateringföretag vill ha det ungefär en vecka i förväg och fakturerar det garanterade antalet, även om färre kommer. Skriv i avtalet vad som gäller för fler gäster, och fakturera dem till samma pris per huvud om ni har kommit överens om det.
Personaltimmar och minimitider
Servitörer, bartendrar och kökspersonal faktureras vanligtvis per timme, och betald tid är längre än själva eventet. Räkna in ankomst, uppsättning, servering, nedbrytning och städning. Många cateringföretag har en minsta passlängd, ofta fyra timmar, så en cocktailtimme på 90 minuter kostar ändå ett helt pass.
Visa timmarna på raden så att kunden ser varför totalen blir som den blir:
- Tre servitörer för ett event på 5 timmar: antal 15 (personaltimmar) till timpriset.
- En bartender med 4 timmars minimum: antal 4 till timpriset.
- En kökschef eller arbetsledare: en egen rad, så att den extra kostnaden syns.
Depositioner, avbokningar och serviceavgifter
Cateringföretag tar vanligtvis en deposition för att reservera datumet. Ange den som deposition, så visar PDF:en vad som har betalats och vad som återstår. Skriv avbokningsregeln i anteckningarna eller avtalet, till exempel att depositionen behålls om kunden avbokar inom 30 dagar före eventet.
En serviceavgift är en procentsats som läggs på fakturan, ofta mellan 18 och 22 procent i USA. Visa den som en egen rad. Serviceavgifter och dricks hanteras olika vid skatt och vid personalens löner i många länder, så fråga din redovisningskonsult hur du ska behandla din innan du använder den på fakturor.
Moms på mat och catering
Reglerna för cateringmat skiljer sig mycket mellan delstaterna. Samma event kan beskattas olika beroende på om mat, personal och utrustning faktureras tillsammans eller på separata rader.
Fråga delstatens skattemyndighet (department of revenue) hur catering beskattas. När skatt gäller sätter du satsen på rätt rader i Duebolt, så att PDF:en visar skatten bredvid de poster den gäller.
Senast kontrollerad 28 oktober 2026.
Läs på:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoNederlandsPolskiDanskNorskSuomi