Slik bygges en cateringfaktura opp
En cateringfaktura lister alt som inngår i arrangementet: maten, personene som serverer den, utstyret, leveringen og eventuell serviceavgift. Kunder sammenligner fakturaen med menyen og gjestelisten, så hver linje bør tilsvare noe de allerede har godkjent.
Sett tre opplysninger øverst: arrangementets dato, stedet og endelig antall gjester. Referansefeltet passer til de to første, og merknadene passer til antallet.
Pris per hode og antall gjester
De fleste cateringfirmaer tilbyr en pris per gjest for maten. Oppgi antall gjester som antall og prisen per gjest som pris, og skriv tallet i beskrivelsen, for eksempel «Buffémiddag, 60 gjester à $24.00».
| Post | Slik viser du den | Eksempel |
|---|---|---|
| Mat, per gjest | Antall gjester som antall | 60 × $24.00 = $1,440.00 |
| Duker og servise, per gjest | Antall gjester som antall | 60 × $3.00 = $180.00 |
| Personale, per time | Personaltimer som antall | 15 × $35.00 = $525.00 |
| Levering og oppsett | Én linje, antall 1 | $75.00 |
Bli enige om endelig antall gjester før arrangementet. Mange cateringfirmaer vil ha det omtrent en uke i forveien og fakturerer det garanterte antallet, selv om færre kommer. Skriv i avtalen hva som gjelder for ekstra gjester, og fakturer dem til samme pris per hode hvis dere har blitt enige om det.
Personaltimer og minimumstider
Servitører, bartendere og kjøkkenpersonale faktureres vanligvis per time, og betalt tid er lengre enn selve arrangementet. Regn med ankomst, oppsett, servering, nedrigging og rengjøring. Mange cateringfirmaer har en minimumsvakt, ofte fire timer, så en cocktailtime på 90 minutter koster likevel en hel vakt.
Vis timene på linjen, slik at kunden ser hvorfor totalen blir som den blir:
- Tre servitører til et arrangement på 5 timer: antall 15 (personaltimer) til timeprisen.
- En bartender med 4 timers minimum: antall 4 til timeprisen.
- En kokk eller ansvarlig: en egen linje, slik at den ekstra kostnaden er synlig.
Depositum, avbestillinger og serviceavgifter
Cateringfirmaer tar vanligvis et depositum for å reservere datoen. Oppgi det som depositum, slik at PDF-en viser hva som er betalt, og hva som fortsatt skal betales. Skriv avbestillingsregelen i merknadene eller avtalen, for eksempel at depositumet beholdes hvis kunden avbestiller innen 30 dager før arrangementet.
En serviceavgift er en prosentsats som legges på regningen, ofte mellom 18 og 22 prosent i USA. Vis den som en egen linje. Serviceavgifter og driks håndteres ulikt når det gjelder skatt og lønn til personalet mange steder, så spør regnskapsføreren din hvordan din skal behandles, før du bruker den på fakturaer.
Moms på mat og catering
Reglene for cateringmat varierer mye mellom delstatene. Det samme arrangementet kan beskattes ulikt, avhengig av om mat, personale og utstyr faktureres sammen eller på egne linjer.
Spør delstatens skattemyndighet (department of revenue) hvordan catering beskattes. Når avgift gjelder, setter du satsen på de riktige linjene i Duebolt, slik at PDF-en viser avgiften ved siden av postene den gjelder for.
Sist kontrollert 28. oktober 2026.
Les på:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoNederlandsSvenskaPolskiDanskSuomi