Cómo se construye una factura de catering
Una factura de catering enumera todo lo que forma parte del evento: la comida, las personas que la sirven, el equipo, la entrega y el cargo por servicio si lo hay. Los clientes comparan la factura con el menú y la lista de invitados, así que cada línea debe corresponder con algo que ya hayan aceptado.
Pon tres datos arriba: la fecha del evento, el lugar y el número final de comensales. El campo de referencia sirve para los dos primeros, y las notas para el número de comensales.
Precio por comensal y número de invitados
La mayoría de los servicios de catering cotizan un precio por comensal para la comida. Pon el número de comensales como cantidad y el precio por comensal como precio, y escribe la cifra en la descripción, como «Cena tipo buffet, 60 comensales a $24.00».
| Concepto | Cómo mostrarlo | Ejemplo |
|---|---|---|
| Comida, por comensal | Número de comensales como cantidad | 60 × $24.00 = $1,440.00 |
| Mantelería y vajilla, por comensal | Número de comensales como cantidad | 60 × $3.00 = $180.00 |
| Personal, por hora | Horas-persona como cantidad | 15 × $35.00 = $525.00 |
| Entrega y montaje | Una línea, cantidad 1 | $75.00 |
Acuerda el número final de comensales antes del evento. Muchos servicios de catering lo piden con una semana de antelación y facturan el número garantizado, aunque vengan menos personas. Escribe en el contrato qué pasa con los invitados de más, y cóbralos al mismo precio por comensal si lo habéis acordado.
Horas de personal y mínimos
Los camareros, los barmans y el personal de cocina suelen cobrarse por hora, y el tiempo pagado es más largo que el evento en sí. Cuenta la llegada, el montaje, el servicio, el desmontaje y la limpieza. Muchos servicios fijan una duración mínima de turno, a menudo cuatro horas, así que un cóctel de 90 minutos cuesta igualmente un turno completo.
Muestra las horas en la línea para que el cliente vea por qué el total es el que es:
- Tres camareros para un evento de 5 horas: cantidad 15 (horas-persona) a la tarifa por hora.
- Un barman con mínimo de 4 horas: cantidad 4 a la tarifa por hora.
- Un jefe de cocina o un supervisor: una línea aparte, para que se vea ese coste extra.
Depósitos, cancelaciones y cargos por servicio
Los servicios de catering suelen cobrar un depósito para bloquear la fecha. Anótalo como depósito: el PDF muestra lo pagado y lo que aún se debe. Escribe la regla de cancelación en las notas o en el contrato, por ejemplo que el depósito se queda si el cliente cancela dentro de los 30 días previos al evento.
El cargo por servicio es un porcentaje que se añade a la factura, a menudo entre el 18 y el 22 por ciento en EE. UU. Muéstralo como una línea propia. Los cargos por servicio y las propinas se tratan de forma distinta para los impuestos y para el pago al personal en muchos lugares, así que pregunta a tu contable cómo tratar los tuyos antes de usarlos en las facturas.
Impuestos sobre la comida y el catering
Las reglas sobre la comida de catering varían mucho de un estado a otro. El mismo evento puede tributar de forma distinta según si la comida, el personal y el equipo se facturan juntos o en líneas separadas.
Pregunta al departamento de ingresos de tu estado cómo tributa el catering. Cuando se aplique un impuesto, pon el tipo en las líneas correctas en Duebolt, para que el PDF muestre el impuesto junto a los artículos a los que afecta.
Revisado el 28 de octubre de 2026.
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