Zo is een cateringfactuur opgebouwd
Een cateringfactuur somt alles op wat bij het evenement hoort: het eten, het personeel dat het serveert, de apparatuur, de bezorging en eventuele servicekosten. Klanten vergelijken de factuur met het menu en de gastenlijst, dus elke regel moet overeenkomen met iets waarmee ze al hebben ingestemd.
Zet drie gegevens bovenaan: de datum van het evenement, de locatie en het definitieve aantal gasten. Het referentieveld past bij de eerste twee, de opmerkingen bij het aantal gasten.
Prijs per hoofd en aantal gasten
De meeste cateraars rekenen een prijs per gast voor het eten. Zet het aantal gasten als aantal en de prijs per gast als prijs, en schrijf het getal in de omschrijving, bijvoorbeeld "Buffetdiner, 60 gasten à $24.00".
| Post | Zo toon je het | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Eten, per gast | Aantal gasten als aantal | 60 × $24.00 = $1,440.00 |
| Linnen en servies, per gast | Aantal gasten als aantal | 60 × $3.00 = $180.00 |
| Personeel, per uur | Personeelsuren als aantal | 15 × $35.00 = $525.00 |
| Bezorging en opbouw | Eén regel, aantal 1 | $75.00 |
Spreek het definitieve aantal gasten af voor het evenement. Veel cateraars vragen het ongeveer een week van tevoren en factureren het gegarandeerde aantal, ook als er minder gasten komen. Leg in het contract vast wat er met extra gasten gebeurt, en reken ze tegen dezelfde prijs per hoofd als dat is afgesproken.
Personeelsuren en minimumdiensten
Bedienend personeel, barmannen en keukenpersoneel worden meestal per uur gefactureerd, en de betaalde tijd is langer dan het evenement zelf. Reken aankomst, opbouw, bediening, afbouw en schoonmaak mee. Veel cateraars hanteren een minimale dienstduur, vaak vier uur, zodat een cocktailuur van 90 minuten toch een volle dienst kost.
Toon de uren op de regel, zodat de klant ziet waarom het totaal is zoals het is:
- Drie bedienenden voor een evenement van 5 uur: aantal 15 (personeelsuren) tegen het uurtarief.
- Een barman met een minimum van 4 uur: aantal 4 tegen het uurtarief.
- Een chef of toezichthouder: een eigen regel, zodat de extra kosten zichtbaar zijn.
Aanbetalingen, annuleringen en servicekosten
Cateraars vragen meestal een aanbetaling om de datum vast te houden. Zet die als aanbetaling in, dan toont de PDF wat is betaald en wat nog openstaat. Schrijf de annuleringsregel in de opmerkingen of het contract, bijvoorbeeld dat de aanbetaling blijft staan als de klant binnen 30 dagen voor het evenement annuleert.
Servicekosten zijn een percentage dat aan de factuur wordt toegevoegd, in de Verenigde Staten vaak tussen 18 en 22 procent. Zet het op een eigen regel. Servicekosten en fooien worden in veel landen anders behandeld voor belasting en voor de uitbetaling aan personeel. Vraag je accountant daarom voordat je ze op facturen gebruikt hoe je de jouwe moet behandelen.
Belasting op eten en catering
De regels voor belasting op cateringeten verschillen sterk per staat. Hetzelfde evenement kan anders worden belast, afhankelijk van of het eten, het personeel en de apparatuur samen of op aparte regels worden gefactureerd.
Vraag het departement van financiën van de staat waar je werkt hoe catering wordt belast. Als er belasting geldt, zet je het tarief op de juiste regels in Duebolt, zodat de PDF de belasting toont naast de posten waarop ze van toepassing is.
Gecontroleerd op 28 oktober 2026.
Lees in:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoSvenskaPolskiDanskNorskSuomi