Come è costruita una fattura catering
Una fattura catering elenca tutto ciò che entra nell'evento: il cibo, le persone che lo servono, le attrezzature, la consegna e l'eventuale costo di servizio. I clienti confrontano la fattura con il menù e con la lista degli ospiti, quindi ogni riga deve corrispondere a qualcosa che hanno già accettato.
Metti tre informazioni in alto: la data dell'evento, il luogo e il numero finale di ospiti. Il campo riferimento va bene per le prime due, e le note per il numero di ospiti.
Prezzo per coperto e numero di ospiti
La maggior parte dei servizi catering propone un prezzo per ospite per il cibo. Inserisci il numero di ospiti come quantità e il prezzo per ospite come prezzo, e scrivi la cifra nella descrizione, per esempio «Cena a buffet, 60 ospiti a $24.00».
| Voce | Come mostrarla | Esempio |
|---|---|---|
| Cibo, per ospite | Numero di ospiti come quantità | 60 × $24.00 = $1,440.00 |
| Biancheria e stoviglie, per ospite | Numero di ospiti come quantità | 60 × $3.00 = $180.00 |
| Personale, all'ora | Ore-persona come quantità | 15 × $35.00 = $525.00 |
| Consegna e allestimento | Una riga, quantità 1 | $75.00 |
Concorda il numero finale di ospiti prima dell'evento. Molti servizi catering lo chiedono circa una settimana prima e fatturano il numero garantito, anche se viene meno gente. Scrivi nel contratto cosa succede per gli ospiti in più, e fatturali allo stesso prezzo per ospite se lo avete concordato.
Ore di personale e minimi
Camerieri, baristi e personale di cucina di solito si fatturano a ore, e il tempo pagato è più lungo dell'evento stesso. Conta arrivo, allestimento, servizio, smontaggio e pulizia. Molti servizi fissano una durata minima del turno, spesso quattro ore, così un aperitivo di 90 minuti costa comunque un turno intero.
Mostra le ore sulla riga, così il cliente vede perché il totale è quello che è:
- Tre camerieri per un evento di 5 ore: quantità 15 (ore-persona) alla tariffa oraria.
- Un barista con minimo di 4 ore: quantità 4 alla tariffa oraria.
- Un capo cuoco o un supervisore: una riga separata, così il costo extra è visibile.
Caparre, annullamenti e costi di servizio
I servizi catering di solito chiedono una caparra per bloccare la data. Inseriscila come caparra: il PDF mostra cosa è stato pagato e cosa resta da pagare. Scrivi la regola di annullamento nelle note o nel contratto, per esempio che la caparra resta acquisita se il cliente annulla entro 30 giorni dall'evento.
Il costo di servizio è una percentuale aggiunta alla fattura, spesso tra il 18 e il 22 per cento negli USA. Mostralo come riga propria. In molti luoghi, costi di servizio e mance sono trattati in modo diverso per le tasse e per il pagamento del personale, quindi chiedi al tuo commercialista come trattare i tuoi prima di usarli in fattura.
Imposte su cibo e catering
Le regole sul cibo da catering variano molto da uno stato all'altro. Lo stesso evento può essere tassato in modo diverso a seconda che cibo, personale e attrezzature siano fatturati insieme o su righe separate.
Chiedi all'agenzia delle entrate del tuo stato come viene tassato il catering. Quando si applica un'imposta, imposta l'aliquota sulle righe giuste in Duebolt, così il PDF mostra l'imposta accanto agli articoli a cui si riferisce.
Verificato il 28 ottobre 2026.
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