So ist eine Catering-Rechnung aufgebaut
Eine Catering-Rechnung listet alles auf, was zur Veranstaltung gehört: das Essen, das Personal, das es serviert, die Ausstattung, die Lieferung und eine eventuelle Servicegebühr. Kunden vergleichen die Rechnung mit dem Menü und der Gästeliste, deshalb sollte jede Zeile zu etwas passen, dem sie schon zugestimmt haben.
Schreibe drei Angaben nach oben: das Veranstaltungsdatum, den Ort und die endgültige Gästezahl. Das Referenzfeld passt für die ersten beiden, die Hinweise für die Gästezahl.
Preis pro Kopf und Gästezahlen
Die meisten Caterer nennen einen Preis pro Gast für das Essen. Trage die Gästezahl als Menge und den Preis pro Gast als Preis ein und schreibe die Zahl in die Beschreibung, etwa "Abendbuffet, 60 Gäste zu $24.00".
| Position | So zeigst du sie | Beispiel |
|---|---|---|
| Essen, pro Gast | Gästezahl als Menge | 60 × $24.00 = $1,440.00 |
| Leinen- und Porzellanmiete, pro Gast | Gästezahl als Menge | 60 × $3.00 = $180.00 |
| Personal, pro Stunde | Personenstunden als Menge | 15 × $35.00 = $525.00 |
| Lieferung und Aufbau | Eine Zeile, Menge 1 | $75.00 |
Vereinbare die endgültige Gästezahl vor der Veranstaltung. Viele Caterer fragen sie etwa eine Woche vorher ab und rechnen die garantierte Zahl ab, auch wenn weniger Gäste kommen. Halte im Vertrag fest, was mit zusätzlichen Gästen passiert, und rechne sie zum gleichen Preis pro Kopf ab, wenn das vereinbart ist.
Personalstunden und Mindestdauer
Servicekräfte, Barkeeper und Küchenpersonal werden meist stundenweise berechnet, und die bezahlte Zeit ist länger als die Veranstaltung selbst. Zähle Anreise, Aufbau, Service, Abbau und Reinigung mit. Viele Caterer setzen eine Mindestschichtlänge an, oft vier Stunden, damit eine 90-minütige Cocktailstunde trotzdem eine volle Schicht kostet.
Zeige die Stunden in der Zeile, damit der Kunde sieht, warum die Summe so ist, wie sie ist:
- Drei Servicekräfte für eine 5-stündige Veranstaltung: Menge 15 (Personenstunden) zum Stundensatz.
- Ein Barkeeper mit 4 Stunden Mindestdauer: Menge 4 zum Stundensatz.
- Ein Küchenchef oder eine Aufsicht: eine eigene Zeile, damit die Zusatzkosten sichtbar sind.
Anzahlungen, Stornierung und Servicegebühren
Caterer verlangen meist eine Anzahlung, um das Datum zu reservieren. Trage sie als Anzahlung ein, dann zeigt das PDF, was bezahlt wurde und was noch offen ist. Schreibe die Stornoregel in die Hinweise oder den Vertrag, zum Beispiel dass die Anzahlung einbehalten wird, wenn der Kunde innerhalb von 30 Tagen vor der Veranstaltung absagt.
Eine Servicegebühr ist ein Prozentsatz, der auf die Rechnung aufgeschlagen wird, in den USA oft zwischen 18 und 22 Prozent. Zeige sie als eigene Zeile. Servicegebühren und Trinkgelder werden steuerlich und bei der Bezahlung des Personals in vielen Ländern unterschiedlich behandelt. Kläre deshalb vor dem Einsatz auf Rechnungen mit deiner Buchhaltung oder einem Steuerberater, wie du sie behandelst.
Steuer auf Essen und Catering
Die Regeln für Catering-Essen unterscheiden sich stark je nach Bundesstaat. Dieselbe Veranstaltung kann unterschiedlich besteuert werden, je nachdem, ob Essen, Personal und Ausstattung zusammen oder in getrennten Zeilen abgerechnet werden.
Frag bei der Finanzbehörde deines Bundesstaates nach, wie Catering besteuert wird. Wenn Sales Tax anfällt, setze den Satz in Duebolt auf den richtigen Zeilen, damit das PDF die Steuer neben den Positionen zeigt, auf die sie sich bezieht.
Zuletzt geprüft am 28. Oktober 2026.
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