Sådan bygges en cateringfaktura
En cateringfaktura lister alt, der indgår i arrangementet: maden, de mennesker, der serverer den, udstyret, leveringen og eventuel serviceafgift. Kunder sammenligner regningen med menuen og gæstelisten, så hver linje bør svare til noget, de allerede har godkendt.
Sæt tre oplysninger øverst: arrangementets dato, stedet og det endelige gæstetal. Referencefeltet passer til de to første, og noterne passer til antallet.
Pris pr. hoved og gæstetal
De fleste caterere tilbyder en pris pr. gæst for maden. Angiv gæstetallet som antal og prisen pr. gæst som pris, og skriv tallet i beskrivelsen, for eksempel "Buffetmiddag, 60 gæster à $24.00".
| Post | Sådan viser du den | Eksempel |
|---|---|---|
| Mad, pr. gæst | Gæstetal som antal | 60 × $24.00 = $1,440.00 |
| Duge og porcelæn, pr. gæst | Gæstetal som antal | 60 × $3.00 = $180.00 |
| Personale, pr. time | Personaletimer som antal | 15 × $35.00 = $525.00 |
| Levering og opstilling | Én linje, antal 1 | $75.00 |
Aftal det endelige gæstetal, før arrangementet. Mange caterere vil have det ca. en uge i forvejen og fakturerer det garanterede antal, selv om færre kommer. Skriv i aftalen, hvad der gælder for ekstra gæster, og fakturér dem til samme pris pr. hoved, hvis I har aftalt det.
Personaletimer og minimumstider
Servitører, bartendere og køkkenpersonale faktureres typisk pr. time, og den betalte tid er længere end selve arrangementet. Medregn ankomst, opstilling, servering, nedtagning og rengøring. Mange caterere har en minimumsvagt, ofte fire timer, så en cocktailtime på 90 minutter stadig koster en hel vagt.
Vis timerne på linjen, så kunden ser, hvorfor totalen bliver, som den bliver:
- Tre servitører til et arrangement på 5 timer: antal 15 (personaltimer) til timeprisen.
- En bartender med 4 timers minimum: antal 4 til timeprisen.
- En kokkechef eller tilsyn: en separat linje, så den ekstra omkostning er synlig.
Depositum, aflysninger og serviceafgifter
Caterere tager typisk et depositum for at reservere datoen. Angiv det som depositum, så PDF'en viser, hvad der er betalt, og hvad der stadig skal betales. Skriv aflysningsreglen i noterne eller aftalen, for eksempel at depositummet beholdes, hvis kunden aflyser inden for 30 dage før arrangementet.
En serviceafgift er en procentsats, der lægges oveni regningen, ofte mellem 18 og 22 procent i USA. Vis den som en separat linje. Serviceafgifter og drikkepenge behandles forskelligt i forhold til skat og personalets løn mange steder, så spørg din revisor, hvordan din skal behandles, før du bruger den på fakturaer.
Moms på mad og catering
Reglerne for cateret mad varierer meget fra stat til stat. Det samme arrangement kan beskattes forskelligt, afhængigt af om mad, personale og udstyr faktureres sammen eller på separate linjer.
Spørg statens skattemyndighed (department of revenue), hvordan catering beskattes. Når der gælder skat, sætter du satsen på de rigtige linjer i Duebolt, så PDF'en viser skatten ved siden af de poster, den gælder for.
Senest kontrolleret 28. oktober 2026.
Læs på:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoNederlandsSvenskaPolskiNorskSuomi