Näin cateringlasku rakentuu
Cateringlasku listaa kaiken, mitä tilaisuuteen kuuluu: ruoan, sen tarjoilevan henkilöstön, varusteet, toimituksen ja mahdollisen palvelumaksun. Asiakkaat vertaavat laskua ruokalistaan ja vieraslistaan, joten jokaisen rivin pitäisi vastata jotain, mihin he ovat jo suostuneet.
Kirjoita kolme tietoa ylös: tilaisuuden päivä, paikka ja lopullinen vieraslukumäärä. Viitekenttä sopii kahdelle ensimmäiselle, huomautukset vieraslukumäärälle.
Hinta per henkilö ja vieraslukumäärät
Useimmat cateringyritykset hinnoittelevat ruoan per vieras. Kirjoita vieraslukumäärä määräksi ja hinta per vieras hinnaksi, ja kirjoita luku kuvaukseen, esimerkiksi "Illallisbuffet, 60 vierasta à $24.00".
| Rivi | Näin se näytetään | Esimerkki |
|---|---|---|
| Ruoka, per vieras | Vieraslukumäärä määränä | 60 × $24.00 = $1,440.00 |
| Liinat ja posliini, per vieras | Vieraslukumäärä määränä | 60 × $3.00 = $180.00 |
| Henkilöstö, per tunti | Henkilötunnit määränä | 15 × $35.00 = $525.00 |
| Toimitus ja pystytys | Yksi rivi, määrä 1 | $75.00 |
Sopikaa lopullinen vieraslukumäärä ennen tilaisuutta. Monet cateringyritykset kysyvät sitä noin viikkoa etukäteen ja laskuttavat taatun määrän, vaikka vieraita tulisi vähemmän. Kirjaa sopimukseen, mitä lisävieraille tapahtuu, ja laske ne samaan hintaan per henkilö, jos niin on sovittu.
Henkilöstötunnit ja vähimmäisajat
Tarjoilijoita, baarimikkoja ja keittiöhenkilöstöä laskutetaan yleensä tunneittain, ja maksettu aika on pidempi kuin itse tilaisuus. Laske mukaan saapuminen, pystytys, tarjoilu, purku ja siivous. Monet cateringyritykset asettavat vähimmäistyövuoron, usein neljä tuntia, jotta 90 minuutin cocktail-hetkikin maksaa täyden vuoron.
Näytä tunnit rivillä, jotta asiakas näkee, miksi summa on sellainen kuin on:
- Kolme tarjoilijaa 5 tunnin tilaisuuteen: määrä 15 (henkilötuntia) tuntihinnalla.
- Baarimikko 4 tunnin vähimmäisajalla: määrä 4 tuntihinnalla.
- Keittiömestari tai valvoja: oma rivi, jotta lisäkulu näkyy.
Ennakot, peruutukset ja palvelumaksut
Cateringyritykset perivät yleensä ennakon päivän varaamiseksi. Kirjaa se ennakoksi, jolloin PDF näyttää, mitä on maksettu ja mitä on vielä jäljellä. Kirjoita peruutussääntö huomautuksiin tai sopimukseen, esimerkiksi että ennakko jää, jos asiakas perii tilaisuuden 30 päivän sisällä.
Palvelumaksu on laskuun lisättävä prosentti, Yhdysvalloissa usein 18-22 prosenttia. Näytä se omalla rivillään. Palvelumaksut ja tipit käsitellään verotuksessa ja henkilöstön palkanmaksussa monissa maissa eri tavoin, joten kysy ennen laskuissa käyttöä kirjanpitäjältäsi, miten ne pitää käsitellä.
Vero ruoasta ja cateringista
Säännöt cateroidun ruoan verotuksesta vaihtelevat paljon osavaltioittain. Sama tilaisuus voidaan verottaa eri tavoin sen mukaan, laskutetaanko ruoka, henkilöstö ja varusteet yhdessä vai erillisillä riveillä.
Kysy osavaltiosi verohallinnolta, miten cateringia verotetaan. Kun vero on voimassa, aseta prosentti oikeille riveille Duebolt-palvelussa, jotta PDF näyttää veron niiden tuotteiden vieressä, joihin se kohdistuu.
Tarkistettu 28. lokakuuta 2026.
Lue kielellä:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoNederlandsSvenskaPolskiDanskNorsk