Modelo grátis de fatura de catering

Como se constrói uma fatura de catering

Uma fatura de catering lista tudo o que entra no evento: a comida, as pessoas que a servem, o equipamento, a entrega e qualquer taxa de serviço. Os clientes comparam a conta com a ementa e a lista de convidados, por isso cada linha deve corresponder a algo que já acordaram.

Coloque três dados no topo: a data do evento, o local e o número final de convidados. O campo de referência serve para os dois primeiros, e as notas servem para a contagem.

Preço por pessoa e número de convidados

A maioria dos caterings cota um preço por convidado para a comida. Escreva o número de convidados como quantidade e o preço por convidado como preço unitário, e indique o número na descrição, como «Jantar em buffet, 60 convidados a $24.00».

Acorde o número final de convidados antes do evento. Muitos caterings pedem-no cerca de uma semana antes e faturam o número garantido, mesmo que apareçam menos pessoas. Escreva no contrato o que acontece aos convidados extra, e fature-os ao mesmo preço por pessoa se assim tiver acordado.

Horas de pessoal e mínimos

Empregados, barmen e pessoal da cozinha são normalmente faturados à hora, e o tempo pago é mais longo do que o próprio evento. Conte a chegada, a montagem, o serviço, a desmontagem e a limpeza. Muitos caterings fixam uma duração mínima de turno, muitas vezes quatro horas, para que uma hora de cocktail de 90 minutos custe ainda assim um turno completo.

Mostre as horas na linha, para o cliente ver porque é que o total é o que é:

• Três empregados num evento de 5 horas: quantidade 15 (horas-pessoa) à taxa horária.
• Um barman com mínimo de 4 horas: quantidade 4 à taxa horária.
• Um chefe de cozinha ou supervisor: uma linha separada, para o custo extra ficar visível.

Sinais, cancelamentos e taxas de serviço

Os caterings costumam pedir um sinal para reservar a data. Registe-o como sinal, e o PDF mostra o que já foi pago e o que ainda está em dívida. Escreva a regra de cancelamento nas notas ou no contrato, por exemplo que o sinal fica retido se o cliente cancelar nos 30 dias antes do evento.

Uma taxa de serviço é uma percentagem acrescentada à conta, muitas vezes entre 18 e 22 por cento nos EUA. Mostre-a numa linha própria. As taxas de serviço e as gorjetas são tratadas de forma diferente para impostos e para salários do pessoal em muitos sítios, por isso pergunte ao seu contabilista como tratar a sua antes de a usar nas faturas.

Imposto sobre comida e catering

As regras sobre comida servida variam muito de estado para estado. O mesmo evento pode ser tributado de forma diferente consoante a comida, o pessoal e o equipamento sejam faturados em conjunto ou em linhas separadas.

Pergunte ao departamento de receitas do seu estado como o catering é tributado. Quando houver imposto, defina a taxa nas linhas certas na Duebolt, para o PDF mostrar o imposto ao lado dos itens a que se aplica.