Fyll ut malen, felt for felt
HMRC har ikke et offisielt skjema, men gov.uk lister opp hva en faktura må vise. Slik finner du hvert punkt i denne malen:
| gov.uk krever | Her fyller du det inn |
|---|---|
| Et unikt identifikasjonsnummer | Invoice No. Nummeret øker automatisk, så du bruker aldri samme nummer to ganger |
| Navn, adresse og kontaktopplysninger | From: navn, firmanavn, adresse, e-post og telefon |
| Kundens navn og adresse | Bill to |
| En tydelig beskrivelse av arbeidet | Én linje per jobb, produkt eller timeblokk |
| Leveringsdato | Work done on, som skriver ut en linje med «Date of supply» |
| Fakturadato | Issue date, dagens dato som standard |
| Beløpene og totalsummen | Antall × pris per linje, deretter totalen |
| VAT-beløpet, hvis aktuelt | Bare hvis du er VAT-registrert (se nedenfor) |
Skriv beskrivelser som kundens regnskapsfører forstår også om seks måneder. «Tekstarbeid» er upresist. «Nettsidetekster, 5 sider» sier nøyaktig hva du leverte.
Ditt eget navn skal stå først
Når du er selvstendig næringsdrivende, er du selv bedriften. Derfor krever gov.uk to opplysninger fra enkeltpersonforetak som ikke står på samme måte for et selskap:
- Ditt eget navn og eventuelt firmanavnet du bruker. «Tom Reilly, trading as Reilly Words» dekker begge deler på én linje.
- En adresse der juridiske dokumenter kan leveres til deg, hvis du driver under et firmanavn. Jobber du hjemmefra? Da er hjemmeadressen vanligvis det naturlige valget. Hvis du ikke vil skrive den ut, trenger du en annen adresse der du faktisk kan motta post.
Du trenger ikke et aksjeselskap, en logo eller et VAT-nummer for å sende en ordentlig faktura. Hvis du senere registrerer et selskap, gjelder andre regler. Se kolonnen for selskaper i fakturamalen for UK.
VAT: ikke ta det med før du er registrert
De fleste selvstendige er ikke VAT-registrert, og fakturaene deres har derfor ikke VAT. I denne malen betyr det 0 % sats og tomt VAT No.-felt, slik at ingen VAT-linje vises. En kort merknad som «Not VAT registered», slik som i eksempelet, gjør at bedriftskunder ikke lurer på hvor VAT-beløpet er.
Ifølge gov.uk er VAT-grensen nå £90,000. Du må registrere deg hvis den avgiftspliktige omsetningen de siste 12 månedene overstiger dette beløpet, eller hvis du forventer å passere £90,000 i løpet av de neste 30 dagene alene. Sjekk rullerende omsetning for de siste 12 månedene hver måned, ikke bare én gang i året.
Når du er registrert, legger du inn VAT-nummeret ditt og velger sats (20 %, 5 % eller 0 %, per linje ved behov). Fakturaer til VAT-registrerte kunder må da være fullstendige VAT-fakturaer. Guiden vår til faktura for enkeltpersonforetak forklarer dette nærmere.
Betalingsvilkår som faktisk gir deg betalt
gov.uk lar deg velge egne betalingsvilkår, blant annet rabatt ved tidlig betaling eller forskuddsbetaling. Hvis dere ikke har avtalt noen frist, må kunden betale innen 30 dager etter at fakturaen er mottatt. En måned er lenge å vente når du er selvstendig, så skriv betalingsvilkårene på hver faktura:
- Velg en forfallsdato. 14 dager er vanlig for frilansere, mens 7 dager passer for enkeltstående oppdrag for privatkunder. Malen skriver ut den konkrete datoen, ikke bare «14 dager».
- Gjør betalingen enkel. Legg inn sort code og kontonummer én gang, så vises de på alle fakturaene.
- Be om en referanse. Når kunden oppgir fakturanummeret ved overføringen, kan du koble betalingen til riktig faktura på sekunder.
- Bestem hva som gjelder ved forsinket betaling. gov.uk sier at du har rett til å kreve renter ved forsinket betaling, men du kan velge å la være. Guiden vår til purring på forfalt faktura handler først om høflige betalingspåminnelser.
Ta vare på fakturaer til Self Assessment
Salgsfakturaene dine er en del av dokumentasjonen HMRC forventer at du oppbevarer til skattemeldingen for Self Assessment, sammen med dokumentasjon på alle bedriftsutgifter. gov.uk sier at du må oppbevare dem i minst 5 år etter innsendingsfristen 31. januar for skatteåret de gjelder.
En enkel rutine:
- Nummerer alle fakturaer i én sammenhengende serie, og last ned PDF-en så snart du har sendt den.
- Arkiver PDF-ene etter skatteår (6. april til 5. april), og noter datoen hver faktura ble betalt.
- Bruker du kontantprinsippet, regnes inntekten med i skatteåret du mottar den, ikke året du sendte fakturaen. Eksempelet fra gov.uk: penger mottatt 30. april 2024 føres i 2024 til 2025, selv om fakturaen ble sendt i mars.
Making Tax Digital for Income Tax innføres også gradvis. Ifølge gov.uk måtte enkeltpersonforetak med kvalifiserende inntekt over £50,000 i 2024 til 2025 begynne fra 6. april 2026. Grensen reduseres til £30,000 fra april 2027. Hvis dette gjelder deg, trenger du kompatibel programvare for rapportering til HMRC. Duebolt lager fakturaene, mens regnskapsprogrammet ditt står for rapporteringen.
Sist kontrollert 23. oktober 2026.
Les på:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoNederlandsSvenskaPolskiDanskSuomi