Fyll i mallen, ruta för ruta
HMRC har ingen officiell blankett, men gov.uk listar vilka uppgifter en faktura ska innehålla. Så här hittar du varje uppgift i mallen:
| gov.uk kräver | Här fyller du i uppgiften |
|---|---|
| Ett unikt identifikationsnummer | Invoice No. Numret räknas upp automatiskt, så du återanvänder aldrig ett nummer |
| Ditt namn, din adress och dina kontaktuppgifter | From: namn, företagsnamn, adress, e-post och telefon |
| Kundens namn och adress | Bill to |
| En tydlig beskrivning av arbetet | En rad per jobb, produkt eller arbetad tidsperiod |
| Datum då arbetet utfördes eller varan levererades | Work done on, som skriver ut en rad med "Date of supply" |
| Fakturadatum | Issue date, dagens datum som standard |
| Debiterade belopp och totalbelopp | Antal × pris per rad och därefter totalsumman |
| VAT-belopp, om det är aktuellt | Bara om du är VAT-registrerad (se nedan) |
Skriv beskrivningar som kundens bokförare förstår även om sex månader. "Copywriting" är otydligt. "Webbplatstexter, 5 sidor" talar om exakt vad du levererade.
Ditt eget namn ska stå först
Som egenföretagare är du själv företaget. Därför kräver gov.uk två uppgifter för enskilda näringsidkare som inte behöver anges för ett bolag:
- Ditt eget namn och eventuellt företagsnamn. "Tom Reilly, verksam under namnet Reilly Words" täcker båda på en rad.
- En adress dit juridiska handlingar kan skickas, om du använder ett företagsnamn. Jobbar du hemifrån är hemadressen det vanliga valet. Vill du inte trycka den behöver du ange en annan adress där du faktiskt kan ta emot post.
Du behöver inget aktiebolag, ingen logotyp och inget VAT-nummer för att skicka en korrekt faktura. Om du senare bildar ett bolag ändras reglerna. Se bolagskolumnen i vår fakturamall för Storbritannien.
VAT: ta inte med det förrän du är registrerad
De flesta egenföretagare är inte VAT-registrerade och skickar fakturor utan VAT. I den här mallen innebär det en skattesats på 0 % och ett tomt VAT No.-fält, så ingen VAT-rad visas. En kort notering som "Not VAT registered", som i exemplet, gör att företagskunder inte undrar var VAT-beloppet är.
Enligt gov.uk är VAT-gränsen för närvarande £90,000. Du måste registrera dig om din momspliktiga omsättning under de senaste 12 månaderna överstiger gränsen, eller om du räknar med att passera £90,000 under de kommande 30 dagarna. Kontrollera rullande 12-månadersomsättning varje månad, inte bara en gång om året.
När du har registrerat dig lägger du till ditt VAT-nummer och väljer skattesats (20 %, 5 % eller 0 %, per rad om det behövs). Fakturor till VAT-registrerade kunder måste då vara fullständiga VAT-fakturor. Vår guide till fakturor för enskilda näringsidkare går igenom hur du gör.
Betalningsvillkor som hjälper dig få betalt
gov.uk låter dig välja betalningsvillkor, till exempel rabatt vid snabb betalning eller förskottsbetalning. Om ni inte kommit överens om ett datum måste kunden betala inom 30 dagar efter att fakturan mottagits. En månads väntan är lång när du är egenföretagare, så skriv betalningsvillkoren på varje faktura:
- Välj ett förfallodatum. 14 dagar är vanligt för frilansare. 7 dagar passar enstaka jobb åt privatpersoner. Mallen skriver ut det exakta datumet, inte bara "14 dagar".
- Gör det enkelt att betala. Lägg till ditt clearingnummer och kontonummer en gång, så visas de på varje faktura.
- Be kunden ange en referens. Om fakturanumret står på överföringen kan du matcha betalningar på några sekunder.
- Bestäm hur du hanterar sena betalningar. gov.uk säger att du har rätt att ta ut dröjsmålsränta, men du kan välja att låta bli. Vår guide om påminnelsemejl för försenade fakturor tar först upp vänliga påminnelser.
Spara fakturorna till Self Assessment
Dina försäljningsfakturor ingår i underlagen som HMRC kräver till din Self Assessment-deklaration, tillsammans med alla företagets utgifter. Enligt gov.uk ska du spara dem i minst 5 år efter deklarationsfristen den 31 January för det aktuella skatteåret.
En enkel rutin:
- Numrera alla fakturor i en följd och ladda ner PDF-filen direkt när du skickat fakturan.
- Spara PDF-filerna per skatteår (6 April till 5 April) och anteckna när varje faktura betalades.
- Om du använder kontantmetoden räknas inkomsten till det skatteår då du får betalt, inte då du fakturerar. gov.uk:s eget exempel: pengar som tas emot den 30 April 2024 hör till 2024 to 2025, även om fakturan skickades i mars.
Making Tax Digital for Income Tax införs också stegvis. Enligt gov.uk behövde enskilda näringsidkare med kvalificerad inkomst över £50,000 under 2024 to 2025 börja från 6 April 2026. Gränsen sänks till £30,000 från April 2027. Om det gäller dig behöver du kompatibel programvara för att rapportera till HMRC. Duebolt skapar fakturorna, ditt bokföringsprogram sköter rapporteringen.
Senast kontrollerad 23 oktober 2026.
Läs på:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoNederlandsPolskiDanskNorskSuomi