Laskupohja itsenäiselle yrittäjälle

Täytä pohja kohta kohdalta

HMRC ei julkaise virallista lomaketta, mutta gov.uk kertoo, mitä laskussa pitää näkyä. Tässä on kunkin tiedon paikka pohjassa:

Kirjoita kuvaukset niin, että asiakkaan kirjanpitäjä ymmärtää ne vielä kuuden kuukauden päästä. ”Tekstinkirjoitus” on epämääräinen. ”Verkkosivutekstit, 5 sivua” kertoo tarkasti, mitä toimitit.

Oma nimesi ensin

Itsenäisenä yrittäjänä olet itse yrityksesi. Siksi gov.uk vaatii toiminimiyrittäjältä kaksi tietoa, joita yrityksen laskussa ei ole:

• Oma nimesi ja käyttämäsi yritysnimi. ”Tom Reilly, liiketoiminta nimellä Reilly Words” kattaa molemmat yhdellä rivillä.
• Osoite, johon sinulle voidaan toimittaa virallisia asiakirjoja, jos käytät yritysnimeä. Teetkö töitä kotoa? Tavallisesti voit käyttää kotiosoitettasi. Jos et halua painaa sitä laskuun, tarvitset toisen osoitteen, johon posti todella voidaan toimittaa.

Asianmukaisen laskun lähettämiseen et tarvitse osakeyhtiötä, logoa tai VAT-numeroa. Jos perustat myöhemmin yhtiön, säännöt muuttuvat. Katso yhtiöille tarkoitettu sarake UK:n laskupohjasta.

VAT: älä lisää sitä ennen rekisteröitymistä

Useimmat itsenäiset yrittäjät eivät ole rekisteröityneet VAT:n maksajiksi, joten heidän laskuissaan ei ole VAT:tä. Tässä pohjassa valitse 0 % ja jätä VAT No. -kenttä tyhjäksi, jolloin VAT-riviä ei näy. Esimerkin kaltainen lyhyt maininta ”Ei rekisteröitynyt VAT:n maksajaksi” estää yritysasiakkaita kyselemästä VAT:stä.

gov.uk:n mukaan VAT-rekisteröinnin liikevaihtoraja on tällä hetkellä £90,000. Sinun pitää rekisteröityä, jos verollinen liikevaihtosi viimeisten 12 kuukauden aikana ylittää rajan tai jos arvioit sen ylittävän £90,000 seuraavan 30 päivän aikana. Tarkista juokseva 12 kuukauden kertymä joka kuukausi, älä vain kerran vuodessa.

Kun olet rekisteröitynyt, lisää VAT-numerosi ja valitse verokanta (20 %, 5 % tai 0 %, tarvittaessa riveittäin). Rekisteröityneille VAT-asiakkaille lähetettävien laskujen on silloin oltava täydellisiä VAT-laskuja. Toiminimiyrittäjän laskutusoppaamme käy vaatimukset läpi tarkemmin.

Maksuehdot, joilla saat rahasi

gov.uk:n mukaan voit määrittää maksuajat itse. Voit esimerkiksi antaa alennuksen ennenaikaisesta maksusta tai pyytää maksua etukäteen. Jos ette ole sopineet eräpäivästä, asiakkaan on maksettava 30 päivän kuluessa laskun saamisesta. Kuukauden odotus on pitkä aika itsenäiselle yrittäjälle, joten lisää maksuajat jokaiseen laskuun:

1. Valitse eräpäivä. Freelancereilla 14 päivää on tavallista. Yksittäiseen yksityisasiakkaan työhön sopii 7 päivää. Pohjaan tulostuu tarkka päivämäärä, ei vain ”14 päivää”.
2. Tee maksamisesta helppoa. Lisää sort code ja tilinumero kerran, niin ne näkyvät kaikissa laskuissa.
3. Pyydä viite. Kun asiakas ilmoittaa tilisiirrossa laskunumeron, löydät maksun muutamassa sekunnissa.
4. Päätä myöhästyneen maksun käytännöistä. gov.uk:n mukaan voit periä viivästyskorkoa, mutta sinun ei ole pakko. Myöhästyneen laskun sähköpostioppaamme neuvoo aloittamaan kohteliaalla muistutuksella.

Säilytä laskut Self Assessment -veroilmoitusta varten

Myyntilaskut ovat osa tositteita, joita HMRC edellyttää Self Assessment -veroilmoitusta varten. Säilytä myös kaikki yrityksesi menoja koskevat tositteet. gov.uk:n mukaan asiakirjoja on säilytettävä vähintään 5 vuotta kyseisen verovuoden 31 January -määräajan jälkeen.

Yksinkertainen rutiini:

• Numeroi kaikki laskut samassa numerosarjassa ja lataa PDF heti lähettämisen jälkeen.
• Arkistoi PDF:t verovuosittain (6 April–5 April) ja merkitse, milloin kukin lasku maksettiin.
• Jos käytät kassaperusteista kirjanpitoa, tulo kuuluu sille verovuodelle, jona saat maksun, ei laskun lähetysvuodelle. gov.uk:n esimerkissä 30 April 2024 saatu raha kuuluu verovuoteen 2024 to 2025, vaikka lasku lähetettiin maaliskuussa.

Making Tax Digital for Income Tax otetaan myös käyttöön vaiheittain. gov.uk:n mukaan toiminimiyrittäjien, joiden ehdot täyttävät tulot ylittivät £50,000 vuosina 2024 to 2025, oli aloitettava 6 April 2026. Raja laskee £30,000:een April 2027 alkaen. Jos tämä koskee sinua, tarvitset HMRC:lle ilmoittamiseen yhteensopivan ohjelmiston. Dueboltilla teet laskut, kirjanpito-ohjelmistolla hoidat ilmoittamisen.