Szablon faktury dla samozatrudnionych

Wypełnianie szablonu, pole po polu

HMRC nie publikuje oficjalnego formularza, ale na gov.uk wymienia dane, które muszą znaleźć się na fakturze. Oto, gdzie wpiszesz je w tym szablonie:

Opisuj usługi tak, by księgowy klienta zrozumiał je także za pół roku. „Copywriting” jest nieprecyzyjne, „teksty na stronę, 5 podstron” dokładnie określają wykonaną pracę.

Najpierw podaj własne imię i nazwisko

Osoba samozatrudniona prowadzi firmę na własny rachunek, dlatego gov.uk wymaga od sole traderów dwóch danych, których nie podaje spółka:

• Własne imię i nazwisko oraz używana nazwa firmy. Zapis „Tom Reilly, prowadzący firmę pod nazwą Reilly Words” zawiera oba elementy.
• Adres do doręczeń dokumentów prawnych, jeśli działasz pod nazwą firmy. Pracujesz z domu? Zwykle podaje się adres domowy. Jeśli nie chcesz go drukować, podaj inny adres, pod którym możesz odbierać korespondencję.

Do wystawienia prawidłowej faktury nie potrzebujesz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, logo ani numeru VAT. Jeśli później założysz spółkę, zasady się zmienią. Zobacz kolumnę dotyczącą spółek w naszym szablonie faktury UK.

VAT: nie dodawaj go przed rejestracją

Większość osób samozatrudnionych nie jest zarejestrowana do VAT, więc wystawia faktury bez VAT. W tym szablonie oznacza to stawkę 0% i puste pole VAT No., dzięki czemu w dokumencie nie pojawia się wiersz VAT. Krótka informacja „Nie jestem zarejestrowany do VAT”, jak w przykładzie, uprzedzi klientów firmowych o braku podatku.

Według gov.uk próg VAT wynosi obecnie £90,000. Musisz się zarejestrować, jeśli obrót podlegający opodatkowaniu przekroczy tę kwotę w ciągu ostatnich 12 miesięcy albo jeśli spodziewasz się przekroczyć £90,000 w ciągu samych następnych 30 dni. Co miesiąc sprawdzaj obroty z ostatnich 12 miesięcy, a nie tylko raz do roku.

Po rejestracji wpisz numer VAT i wybierz stawkę (20%, 5% lub 0%, osobno dla każdej pozycji, jeśli trzeba). Faktury dla klientów zarejestrowanych do VAT muszą wtedy być pełnymi fakturami VAT. Szczegółowo opisuje to nasz poradnik fakturowania dla sole traderów.

Terminy płatności, które pomagają odzyskać pieniądze

gov.uk pozwala ustalić własne warunki płatności, w tym rabat za wcześniejszą zapłatę lub pobranie zaliczki. Jeśli nie uzgodniono terminu, klient musi zapłacić w ciągu 30 dni od otrzymania faktury. Miesięczne czekanie to długo, gdy pracujesz na własny rachunek, dlatego umieszczaj warunki na każdej fakturze:

1. Ustal termin zapłaty. Freelancerzy często dają 14 dni, a przy jednorazowych zleceniach dla osób prywatnych sprawdza się 7 dni. Szablon drukuje konkretną datę, a nie tylko „14 dni”.
2. Ułatw płatność. Dodaj sort code i numer konta, a będą pojawiać się na każdej fakturze.
3. Poproś o tytuł przelewu. Numer faktury ułatwi dopasowanie płatności w kilka sekund.
4. Ustal zasady opóźnionej płatności. gov.uk informuje, że możesz naliczyć odsetki za spóźnioną płatność, ale nie musisz. Najpierw skorzystaj z porad naszego wzoru przypomnienia o zaległej fakturze.

Przechowuj faktury na potrzeby Self Assessment

Faktury sprzedażowe należą do dokumentacji wymaganej przez HMRC do rozliczenia Self Assessment. Przechowuj je razem z dokumentacją wszystkich wydatków firmowych. Według gov.uk trzeba je zachować przez co najmniej 5 lat od terminu złożenia zeznania przypadającego 31 stycznia po zakończeniu roku podatkowego.

Prosta rutyna:

• Numeruj faktury w jednej serii i pobieraj PDF od razu po wysłaniu.
• Zapisuj pliki według roku podatkowego (od 6 kwietnia do 5 kwietnia) i notuj datę zapłaty każdej faktury.
• Jeśli rozliczasz się metodą kasową, przychód zalicza się do roku podatkowego, w którym otrzymasz pieniądze, a nie wystawisz fakturę. Przykład gov.uk: pieniądze otrzymane 30 kwietnia 2024 należą do roku 2024 to 2025, nawet jeśli faktura została wysłana w marcu.

Wdrażany jest też system Making Tax Digital for Income Tax. Według gov.uk osoby prowadzące jednoosobową działalność z kwalifikującym się dochodem powyżej £50,000 w latach 2024 to 2025 musiały zacząć od 6 kwietnia 2026. Od kwietnia 2027 próg spada do £30,000. Jeśli dotyczy to Ciebie, do raportowania do HMRC potrzebujesz zgodnego oprogramowania. Duebolt wystawia faktury, a raportowanie obsługuje program księgowy.