Modelo de fatura para trabalhador independente

Preencha o modelo, campo a campo

A HMRC não publica um formulário oficial, mas o gov.uk indica os dados que uma fatura deve apresentar. Veja onde preencher cada um neste modelo:

Escreva descrições que o contabilista do cliente perceba daqui a seis meses. "Redação" é vago; "Textos para site, 5 páginas" indica exatamente o que foi entregue.

Comece pelo seu próprio nome

Se trabalha por conta própria, é você quem exerce a atividade. Por isso, o gov.uk pede aos trabalhadores independentes dois dados que uma sociedade não apresenta da mesma forma:

• O seu nome próprio e qualquer nome comercial que utilize. "Tom Reilly, a operar como Reilly Words" reúne os dois numa linha.
• Uma morada onde lhe possam ser entregues documentos legais, se exercer atividade com um nome comercial. Trabalha a partir de casa? É habitual usar a morada de casa. Se preferir não a imprimir, precisa de indicar outra morada onde possa realmente receber correspondência.

Não precisa de uma sociedade limitada, de um logótipo ou de um número de VAT para emitir uma fatura correta. Se mais tarde constituir uma sociedade, as regras mudam. Consulte a coluna das sociedades no nosso modelo de fatura do Reino Unido.

VAT: não o inclua antes de se registar

A maioria dos trabalhadores independentes não está registada para VAT e emite faturas sem VAT. Neste modelo, isso significa uma taxa de 0% e o campo N.º de VAT vazio, sem aparecer uma linha de VAT. Uma nota breve como "Não registado para VAT", como no exemplo, evita que os clientes empresariais perguntem pelo imposto.

Segundo o gov.uk, o limiar de VAT é atualmente £90,000. Tem de se registar se o volume de negócios tributável dos últimos 12 meses ultrapassar esse valor, ou se prevê ultrapassar £90,000 apenas nos próximos 30 dias. Verifique todos os meses o valor móvel dos últimos 12 meses, em vez de o fazer apenas uma vez por ano.

Depois de se registar, adicione o número de VAT e escolha a taxa (20%, 5% ou 0%, por linha se necessário). As faturas para clientes registados para VAT passam então a ter de ser faturas completas de VAT. O nosso guia de faturação para trabalhadores independentes explica o processo em detalhe.

Prazos de pagamento que ajudam a receber

O gov.uk permite-lhe definir os seus próprios prazos de pagamento, incluindo descontos para pagamento antecipado ou pedidos de adiantamento. Se não tiver acordado uma data, o cliente tem de pagar no prazo de 30 dias após receber a fatura. Esperar um mês é muito tempo quando se trabalha por conta própria, por isso indique as condições em todas as faturas:

1. Defina uma data de vencimento. 14 dias é comum para freelancers; 7 dias é adequado para trabalhos pontuais para particulares. O modelo imprime a data exata, não apenas "14 dias".
2. Facilite o pagamento. Adicione uma vez o sort code e o número de conta para aparecerem em todas as faturas.
3. Peça uma referência. Ao indicar o número da fatura na transferência, consegue associar os pagamentos em segundos.
4. Decida o que fazer em caso de atraso. O gov.uk diz que tem direito a cobrar juros por pagamentos em atraso, mas pode optar por não o fazer. O nosso guia de email para faturas vencidas começa por sugerir lembretes cordiais.

Guarde as faturas para a declaração Self Assessment

As faturas de vendas fazem parte dos registos que a HMRC espera que conserve para a declaração de impostos Self Assessment, juntamente com os registos das despesas da atividade. O gov.uk indica que deve guardá-las durante pelo menos 5 anos após o prazo de entrega de 31 de janeiro relativo ao ano fiscal em causa.

Uma rotina simples:

• Numere todas as faturas numa única sequência e descarregue o PDF assim que o enviar.
• Arquive os PDFs por ano fiscal (6 de abril a 5 de abril) e registe a data em que cada fatura foi paga.
• Se utilizar o regime de contabilidade de caixa, o rendimento conta no ano fiscal em que o recebe, e não quando emite a fatura. O exemplo do próprio gov.uk: o dinheiro recebido em 30 de abril de 2024 conta para 2024 a 2025, mesmo que a fatura tenha sido enviada em março.

A implementação de Making Tax Digital for Income Tax também está em curso. Segundo o gov.uk, os trabalhadores independentes com rendimentos elegíveis superiores a £50,000 em 2024 a 2025 tiveram de começar a partir de 6 de abril de 2026, e o limiar baixa para £30,000 em abril de 2027. Se for o seu caso, precisará de software compatível para comunicar os dados à HMRC. O Duebolt cria as faturas; o seu software de contabilidade trata das declarações.