Rechnungsvorlage für Selbstständige

Die Vorlage Feld für Feld ausfüllen

HMRC veröffentlicht kein offizielles Formular, aber auf gov.uk steht, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Hier finden Sie die jeweiligen Felder in dieser Vorlage:

Formulieren Sie die Positionen so, dass die Buchhaltung des Kunden sie auch in sechs Monaten versteht. „Textarbeit“ ist ungenau, „Website-Texte, 5 Seiten“ beschreibt genau, was geliefert wurde.

Ihr eigener Name steht an erster Stelle

Als Selbstständiger sind Sie selbst das Unternehmen. Deshalb verlangt gov.uk von Einzelunternehmern zwei Angaben, die bei einer Kapitalgesellschaft nicht erscheinen müssen:

• Ihr eigener Name und zusätzlich jeder verwendete Geschäftsname. „Tom Reilly, tätig als Reilly Words“ nennt beides in einer Zeile.
• Eine Anschrift, an die Ihnen rechtliche Schriftstücke zugestellt werden können, wenn Sie unter einem Geschäftsnamen arbeiten. Arbeiten Sie von zu Hause? Üblicherweise geben Sie Ihre Wohnanschrift an. Wenn Sie diese nicht auf die Rechnung setzen möchten, brauchen Sie eine andere Anschrift, an der Sie zuverlässig Post erhalten.

Für eine ordentliche Rechnung brauchen Sie weder eine Kapitalgesellschaft noch ein Logo oder eine VAT-Nummer. Wenn Sie später eine Gesellschaft gründen, gelten andere Regeln. Siehe die Spalte für Unternehmen in unserer Rechnungsvorlage für das Vereinigte Königreich.

VAT: erst nach der Registrierung ausweisen

Die meisten Selbstständigen sind nicht für VAT registriert und weisen auf ihren Rechnungen keine VAT aus. In dieser Vorlage bedeutet das einen Steuersatz von 0 % und ein leeres Feld für die VAT-Nummer, damit keine VAT-Zeile erscheint. Ein kurzer Hinweis „Nicht für VAT registriert“, wie im Beispiel, erspart Geschäftskunden die Nachfrage nach der VAT.

Laut gov.uk liegt die VAT-Schwelle derzeit bei £90,000. Sie müssen sich registrieren, wenn Ihr steuerpflichtiger Umsatz der letzten 12 Monate darüber liegt oder wenn Sie erwarten, dass er allein in den nächsten 30 Tagen £90,000 übersteigt. Prüfen Sie den rollierenden 12-Monats-Zeitraum jeden Monat, nicht nur einmal im Jahr.

Sobald Sie registriert sind, tragen Sie Ihre VAT-Nummer ein und wählen den Steuersatz (20 %, 5 % oder 0 %, bei Bedarf je Position). Rechnungen an für VAT registrierte Kunden müssen dann vollständige VAT-Rechnungen sein. Unser Rechnungsratgeber für Einzelunternehmer erklärt die Details.

Zahlungsziele, mit denen Sie Ihr Geld bekommen

Auf gov.uk können Sie Ihre Zahlungsbedingungen selbst festlegen, zum Beispiel einen Rabatt für frühe Zahlung oder eine Vorauszahlung. Haben Sie keinen Zahlungstermin vereinbart, muss der Kunde innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt Ihrer Rechnung zahlen. Ein Monat ist eine lange Wartezeit. Geben Sie deshalb Ihr Zahlungsziel auf jeder Rechnung an:

1. Legen Sie das Fälligkeitsdatum fest. Für Freiberufler sind 14 Tage üblich, für einzelne Privatkundenaufträge passen 7 Tage. Die Vorlage druckt das genaue Datum und nicht nur „14 Tage“.
2. Machen Sie die Zahlung einfach. Tragen Sie Bankleitzahl und Kontonummer einmal ein. Sie erscheinen dann auf jeder Rechnung.
3. Bitten Sie um einen Verwendungszweck. Mit der Rechnungsnummer in der Überweisung können Sie Zahlungseingänge in Sekunden zuordnen.
4. Entscheiden Sie, wie Sie mit Zahlungsverzug umgehen. Laut gov.uk dürfen Sie auf verspätete Zahlungen Zinsen berechnen, müssen es aber nicht. Unser Ratgeber zu Zahlungserinnerungen per E-Mail erklärt zunächst höfliche Erinnerungen.

Rechnungen für die Self Assessment aufbewahren

Ihre Ausgangsrechnungen gehören zu den Unterlagen, die HMRC für Ihre Self Assessment-Steuererklärung verlangt, ebenso wie die Belege für Ihre Betriebsausgaben. Laut gov.uk müssen Sie sie mindestens 5 Jahre nach dem Abgabetermin am 31. Januar des jeweiligen Steuerjahres aufbewahren.

Eine einfache Routine:

• Nummerieren Sie alle Rechnungen in einer fortlaufenden Reihe und laden Sie das PDF direkt nach dem Versand herunter.
• Sortieren Sie die PDFs nach Steuerjahr (6 April bis 5 April) und vermerken Sie, wann die jeweilige Rechnung bezahlt wurde.
• Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zählt das Einkommen für das Steuerjahr, in dem Sie es erhalten, nicht in dem Jahr, in dem Sie die Rechnung gestellt haben. Beispiel von gov.uk: Geld, das am 30 April 2024 eingeht, zählt zu 2024 bis 2025, auch wenn die Rechnung im März verschickt wurde.

Making Tax Digital for Income Tax wird ebenfalls schrittweise eingeführt. Laut gov.uk mussten Einzelunternehmer mit qualifizierenden Einkünften über £50,000 in 2024 bis 2025 ab 6 April 2026 teilnehmen. Ab April 2027 sinkt die Grenze auf £30,000. Wenn das auf Sie zutrifft, benötigen Sie kompatible Software für Ihre Meldungen an HMRC. Duebolt erstellt die Rechnungen, Ihre Buchhaltungssoftware übermittelt die Meldungen.