Compilare il modello, campo per campo
HMRC non pubblica un modulo ufficiale, ma gov.uk elenca i dati che una fattura deve riportare. Ecco dove inserirli in questo modello:
| Dato richiesto da gov.uk | Dove inserirlo |
|---|---|
| Un numero identificativo univoco | Numero fattura. La numerazione prosegue da sola, così non riutilizzi mai un numero |
| Nome, indirizzo e recapiti | Da: nome, nome commerciale, indirizzo, email e telefono |
| Nome e indirizzo del cliente | Fatturare a |
| Descrizione chiara del lavoro | Una riga per ogni incarico, prodotto o blocco di ore |
| Data della prestazione | Lavoro svolto il, che stampa la riga "Data della prestazione" |
| Data della fattura | Data di emissione, impostata per oggi |
| Importi addebitati e totale dovuto | Quantità × prezzo per riga, poi il totale |
| Importo VAT, se applicabile | Solo se sei registrato ai fini VAT (vedi sotto) |
Scrivi descrizioni che il contabile del cliente possa capire anche fra sei mesi. "Copywriting" è generico; "Testi per sito web, 5 pagine" spiega con precisione cosa hai consegnato.
Prima di tutto, il tuo nome
Sei lavoratore autonomo, quindi l'attività sei tu. Per questo gov.uk richiede alle ditte individuali due dati che le società non indicano:
- Il tuo nome e l'eventuale nome commerciale. "Tom Reilly, con il nome commerciale Reilly Words" li include entrambi in una riga.
- Un indirizzo a cui possano esserti consegnati documenti legali, se lavori con un nome commerciale. Lavori da casa? Di solito si indica l'indirizzo di casa. Se preferisci non stamparlo, devi fornire un altro indirizzo dove puoi davvero ricevere la posta.
Per inviare una fattura corretta non ti servono una società a responsabilità limitata, un logo o un numero VAT. Se in seguito costituisci una società, le regole cambiano: vedi la colonna dedicata alle società nel nostro modello di fattura UK.
VAT: non applicarla finché non ti registri
La maggior parte dei lavoratori autonomi non è registrata ai fini VAT e invia fatture senza VAT. In questo modello significa impostare l'aliquota allo 0% e lasciare vuoto il campo Numero VAT, così non compare alcuna riga VAT. Una breve nota "Non registrato ai fini VAT", come nell'esempio, evita che i clienti aziendali chiedano dove sia l'imposta.
gov.uk indica che la soglia VAT attuale è £90,000. Devi registrarti se il fatturato imponibile degli ultimi 12 mesi la supera, oppure se prevedi di superare £90,000 nei soli prossimi 30 giorni. Controlla ogni mese il totale mobile degli ultimi 12 mesi, non solo una volta all'anno.
Una volta registrato, inserisci il numero VAT e scegli l'aliquota (20%, 5% o 0%, anche riga per riga se serve). Le fatture ai clienti registrati ai fini VAT devono quindi essere fatture VAT complete: la nostra guida alla fattura per ditte individuali spiega come fare.
Termini di pagamento che ti aiutano a incassare
gov.uk ti permette di scegliere i termini di pagamento, compresi gli sconti per chi paga in anticipo e la richiesta di un acconto. Se non avete concordato una data, il cliente deve pagare entro 30 giorni dalla ricezione della fattura. Un mese è molto per un lavoratore autonomo: indica i termini su ogni fattura.
- Scegli una scadenza. Per i freelance sono comuni 14 giorni; per lavori occasionali a privati possono bastarne 7. Il modello stampa la data esatta, non solo "14 giorni".
- Semplifica il pagamento. Inserisci una volta sort code e numero di conto: compariranno su ogni fattura.
- Chiedi una causale. Se il cliente indica il numero della fattura nel bonifico, puoi abbinare i pagamenti in pochi secondi.
- Decidi come gestire i ritardi. gov.uk dice che hai diritto a chiedere interessi sui pagamenti in ritardo, ma puoi anche scegliere di non farlo. La nostra guida all'email di sollecito per fatture scadute spiega prima di tutto come inviare promemoria cortesi.
Conservare le fatture per la dichiarazione Self Assessment
Le fatture di vendita fanno parte dei documenti che HMRC ti chiede di conservare per la dichiarazione dei redditi Self Assessment, insieme a tutte le spese aziendali. gov.uk dice di conservarle per almeno 5 anni dopo la scadenza di presentazione del 31 gennaio dell'anno fiscale a cui si riferiscono.
Una semplice abitudine:
- Numera tutte le fatture con un'unica sequenza e scarica il PDF appena lo invii.
- Archivia i PDF per anno fiscale (dal 6 aprile al 5 aprile) e annota la data di pagamento di ciascuna fattura.
- Se usi il criterio di cassa, il reddito rientra nell'anno fiscale in cui lo ricevi, non in quello in cui hai emesso la fattura. L'esempio di gov.uk: il denaro ricevuto il 30 aprile 2024 rientra nel 2024-2025, anche se la fattura è stata inviata a marzo.
È in corso anche l'introduzione di Making Tax Digital for Income Tax. Secondo gov.uk, le ditte individuali con reddito rilevante superiore a £50,000 nel 2024-2025 dovevano iniziare dal 6 aprile 2026; la soglia scende a £30,000 da aprile 2027. Se rientri in questa categoria, ti serve un software compatibile per inviare i dati a HMRC. Duebolt crea le fatture, il software contabile si occupa della dichiarazione.
Verificato il 23 ottobre 2026.
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