Factuursjabloon voor zelfstandigen

Het sjabloon invullen, veld voor veld

HMRC heeft geen officieel formulier, maar gov.uk vermeldt wat een factuur moet bevatten. Zo vind je elk onderdeel in dit sjabloon:

Omschrijf het werk zo dat de boekhouder van je klant het over zes maanden nog begrijpt. ‘Tekstschrijven’ is vaag. ‘Websiteteksten, 5 pagina's’ maakt duidelijk wat je hebt geleverd.

Je eigen naam komt eerst

Als zelfstandige ben jij het bedrijf. Daarom vraagt gov.uk eenmanszaken om twee gegevens die een bedrijf niet vermeldt:

• Je eigen naam en de handelsnaam die je gebruikt. ‘Tom Reilly, handelend onder de naam Reilly Words’ vermeldt beide in één regel.
• Een adres waar officiële documenten bij je bezorgd kunnen worden, als je onder een handelsnaam werkt. Werk je vanuit huis? Dan is je huisadres de gebruikelijke keuze. Wil je dat liever niet vermelden, dan heb je een ander adres nodig waar je post echt kunt ontvangen.

Je hebt geen besloten vennootschap, logo of VAT-nummer nodig om een geldige factuur te sturen. Richt je later een vennootschap op, dan veranderen de regels. Bekijk de kolom voor bedrijven in ons factuursjabloon voor het VK.

VAT: vermeld het pas na registratie

De meeste zelfstandigen zijn niet voor VAT geregistreerd en zetten daarom geen VAT op hun facturen. In dit sjabloon betekent dat een tarief van 0% en een leeg VAT No.-veld, zodat er geen VAT-regel verschijnt. Een korte opmerking als ‘Niet geregistreerd voor VAT’, zoals in het voorbeeld, voorkomt vragen van zakelijke klanten.

Volgens gov.uk is de VAT-drempel momenteel £90,000. Je moet je registreren als je belastbare omzet in de afgelopen 12 maanden daarboven komt, of als je verwacht dat je omzet in de komende 30 dagen alleen al boven £90,000 uitkomt. Controleer het voortschrijdende totaal elke maand, niet één keer per jaar.

Ben je geregistreerd, vul dan je VAT-nummer in en kies het tarief (20%, 5% of 0%, eventueel per regel). Facturen aan klanten die voor VAT geregistreerd zijn, moeten dan volledige VAT-facturen zijn. Onze factuurgids voor eenmanszaken legt uit hoe je die maakt.

Betaaltermijnen die ervoor zorgen dat je betaald krijgt

Op gov.uk staat dat je zelf je betaaltermijn mag kiezen, bijvoorbeeld met korting voor snelle betaling of een verzoek om vooraf te betalen. Heb je geen datum afgesproken, dan moet de klant binnen 30 dagen na ontvangst van je factuur betalen. Een maand wachten is lang als zelfstandige, dus vermeld je voorwaarden op elke factuur:

1. Kies een vervaldatum. 14 dagen is gebruikelijk voor freelancers; voor een eenmalige klus bij een particulier past 7 dagen. Het sjabloon vermeldt de exacte datum, niet alleen ‘14 dagen’.
2. Maak betalen makkelijk. Vul je sortcode en rekeningnummer één keer in. Ze verschijnen daarna op elke factuur.
3. Vraag om een betalingskenmerk. Als de klant het factuurnummer bij de overschrijving vermeldt, kun je betalingen in enkele seconden koppelen.
4. Bepaal wat je doet bij te late betaling. Volgens gov.uk mag je rente over te late betalingen rekenen, maar je hoeft dat niet te doen. Onze gids over de herinneringsmail voor een te late factuur begint met vriendelijke herinneringen.

Facturen bewaren voor Self Assessment

Je verkoopfacturen horen bij de administratie die HMRC verwacht voor je Self Assessment-belastingaangifte, samen met de gegevens van je zakelijke uitgaven. Volgens gov.uk moet je ze bewaren tot minstens 5 jaar na de uiterste indieningsdatum van 31 January voor het belastingjaar waarop ze betrekking hebben.

Een eenvoudige routine:

• Nummer alle facturen in één reeks en download de pdf zodra je die verstuurt.
• Bewaar de pdf's per belastingjaar (6 April tot 5 April) en noteer wanneer elke factuur is betaald.
• Gebruik je cash basis, dan telt inkomen mee in het belastingjaar waarin je het ontvangt, niet wanneer je de factuur verstuurt. Het voorbeeld van gov.uk: geld dat je op 30 April 2024 ontvangt, hoort bij 2024 to 2025, ook als de factuur in March is verstuurd.

Ook Making Tax Digital for Income Tax wordt ingevoerd. Volgens gov.uk moesten eenmanszaken met een kwalificerend inkomen van meer dan £50,000 in 2024 to 2025 vanaf 6 April 2026 beginnen. Vanaf April 2027 daalt de drempel naar £30,000. Val je daaronder, dan heb je geschikte software nodig om aangifte te doen bij HMRC. Duebolt maakt de facturen; je boekhoudsoftware verzorgt de aangifte.