Modèle de facture pour indépendant

Remplir le modèle, rubrique par rubrique

HMRC ne publie pas de formulaire officiel, mais gov.uk précise les mentions obligatoires d’une facture. Voici où trouver chaque élément dans ce modèle :

Rédigez des descriptions que le comptable de votre client comprendra encore dans six mois. « Rédaction » est vague, tandis que « Textes pour site web, 5 pages » décrit précisément le travail livré.

Commencez par votre nom

En tant qu’indépendant, vous êtes votre entreprise. gov.uk demande donc aux travailleurs indépendants deux éléments qui ne figurent pas pour une société :

• Votre nom et tout nom commercial utilisé. « Tom Reilly, exerçant sous le nom Reilly Words » réunit les deux sur une ligne.
• Une adresse à laquelle vous pouvez recevoir des documents juridiques, si vous utilisez un nom commercial. Vous travaillez chez vous ? Votre adresse personnelle est généralement indiquée. Si vous préférez ne pas la faire figurer, il vous faut une autre adresse où votre courrier peut réellement être reçu.

Vous n’avez besoin ni d’une société à responsabilité limitée, ni d’un logo, ni d’un numéro de TVA pour envoyer une facture conforme. Si vous créez ensuite une société, les règles changent : consultez la colonne consacrée aux sociétés dans notre modèle de facture pour le Royaume-Uni.

TVA : ne l’ajoutez qu’après votre inscription

La plupart des travailleurs indépendants ne sont pas inscrits à la TVA et envoient simplement leurs factures sans TVA. Dans ce modèle, choisissez un taux de 0 % et laissez vide le champ VAT No. Aucune ligne de TVA ne s’affichera. Une courte mention « Not VAT registered », comme dans l’exemple, évite que les clients professionnels vous demandent où est la TVA.

Selon gov.uk, le seuil de TVA est actuellement de £90,000. Vous devez vous inscrire si votre chiffre d’affaires taxable des 12 derniers mois le dépasse, ou si vous prévoyez de dépasser £90,000 au cours des seuls 30 prochains jours. Vérifiez chaque mois le total glissant sur 12 mois, pas une fois par an.

Après votre inscription, ajoutez votre numéro de TVA et choisissez le taux (20 %, 5 % ou 0 %, ligne par ligne si nécessaire). Les factures destinées aux clients inscrits à la TVA doivent alors être des factures complètes avec TVA. Notre guide de facturation pour travailleurs indépendants explique la procédure en détail.

Des conditions de paiement qui vous aident à être payé

gov.uk vous laisse choisir vos conditions de paiement, notamment accorder une remise pour paiement anticipé ou demander un acompte. Si vous n’avez pas convenu d’une date, le client doit payer dans les 30 jours suivant la réception de votre facture. Un mois d’attente, c’est long quand on est indépendant. Indiquez donc vos conditions sur chaque facture :

1. Choisissez une date d’échéance. 14 jours est courant pour les freelances ; 7 jours convient aux interventions ponctuelles chez des particuliers. Le modèle imprime la date exacte, pas seulement « 14 jours ».
2. Facilitez le paiement. Ajoutez une fois votre sort code et votre numéro de compte, ils apparaîtront sur chaque facture.
3. Demandez une référence. Le numéro de facture indiqué dans le virement vous permet de rapprocher les paiements en quelques secondes.
4. Décidez quoi faire en cas de retard. gov.uk indique que vous avez le droit de facturer des intérêts de retard, mais vous pouvez choisir de ne pas le faire. Notre guide sur l’e-mail de relance pour facture impayée explique d’abord comment relancer avec tact.

Conserver ses factures pour la Self Assessment

Vos factures de vente font partie des justificatifs que HMRC vous demande de conserver pour votre déclaration fiscale Self Assessment, avec les relevés de toutes vos dépenses professionnelles. gov.uk indique qu’il faut les garder au moins 5 ans après la date limite de dépôt du 31 January de l’année fiscale concernée.

Une routine simple :

• Attribuez un numéro à chaque facture dans une seule série et téléchargez le PDF dès son envoi.
• Classez les PDF par année fiscale (du 6 April au 5 April) et notez la date de paiement de chaque facture.
• Avec la méthode de comptabilité de caisse, les revenus sont comptabilisés pour l’année fiscale où vous les recevez, et non celle de la facture. Exemple donné par gov.uk : une somme reçue le 30 April 2024 est comptabilisée en 2024 to 2025, même si la facture a été envoyée en mars.

Making Tax Digital for Income Tax est également en cours de déploiement. Selon gov.uk, les travailleurs indépendants dont le revenu admissible dépassait £50,000 en 2024 to 2025 devaient commencer à partir du 6 April 2026. Le seuil passe à £30,000 à partir d’avril 2027. Si vous êtes concerné, il vous faudra un logiciel compatible pour transmettre vos déclarations à HMRC. Duebolt crée les factures, votre logiciel comptable s’occupe des déclarations.