Modèle de facture pour cours particuliers

Que mettre sur une facture de cours particuliers ?

• Le parent ou tuteur légal comme client : c’est la personne qui paie, indiquez son adresse e-mail.
• Le prénom de l’élève, sa classe et la matière. Le champ de référence convient très bien : « Élève : Maya, classe de 4e, algèbre 1 ». Pour une famille avec deux enfants, faites une facture par enfant ou précisez le prénom sur chaque ligne.
• Chaque séance avec sa date et sa durée, ou le forfait sur une seule ligne.
• Le lieu du cours, si le tarif varie entre une séance en ligne, chez vous ou au domicile de l’élève.
• Les annulations tardives ou absences, avec leur date et les frais prévus par votre politique.
• Une courte note sur les progrès. Une phrase sur la progression de l’élève explique pourquoi beaucoup de parents lisent la facture.
• Les moyens de paiement et la date d’échéance.

Limitez les informations sur l’élève à son prénom, sa classe et la matière. La facture sera envoyée par e-mail ou imprimée, elle n’a pas besoin du nom de l’école, de sa date de naissance ni d’autres renseignements.

À la séance, au mois ou en forfait prépayé

Paiement à la séance. Pratique pour une aide ponctuelle avant un contrôle. Envoyez la facture le soir même ou encaissez à la fin du cours et remettez plutôt un reçu de paiement.

Facturation mensuelle à terme échu. C’est la formule la plus courante pour les élèves qui viennent chaque semaine. À la fin du mois, listez chaque séance avec sa date et envoyez une seule facture. Les parents n’ont qu’un paiement à faire par mois, mais vous devez suivre les présences.

Forfaits prépayés. Proposez 8, 10 ou 20 séances à l’avance, généralement avec une petite remise. Cette formule est appréciée pour la préparation au SAT, à l’ACT et aux autres examens comportant un nombre défini de cours. Facturez le forfait avant la première séance, puis indiquez dans les notes le nombre de séances restantes à la fin de chaque mois.

Tarifs et exemples de lignes pour les cours particuliers

Les tarifs varient selon la matière, le niveau et la ville. Voici des prix courants aux États-Unis pour les cours particuliers :

• Primaire et collège, 60 min : $45–$70
• Mathématiques ou sciences au lycée, 60 min : $60–$90
• Séance de 90 minutes : $85–$130
• Séance en ligne, 45 min : $40–$65
• Préparation au SAT ou à l’ACT, forfait de 10 séances : $750–$1,500
• Examen blanc complet avec correction : $100–$150
• Relecture d’un essai universitaire, par version : $100–$200
• Petit groupe, par élève, 60 min : $30–$45
• Cahier d’exercices ou matériel : au coût réel
• Frais de déplacement pour un cours à domicile hors de votre zone : $10–$25

Enregistrez une fois vos tarifs dans les ajouts rapides : facturer un mois de cours ne vous prendra ensuite que quelques gestes.

Politique d’annulation et paiements à temps

Les cours manqués sont la principale perte de revenus des professeurs particuliers. Énoncez vos règles par écrit avant le premier cours et rappelez-les sur la facture.

1. Fixez un délai d’annulation clair. 24 heures est le délai le plus courant. Facturez les annulations tardives à 50% ou au plein tarif, et les absences au plein tarif.
2. Indiquez chaque annulation tardive sur sa propre ligne, avec la date, pour éviter qu’elle soit prise pour un cours supplémentaire.
3. Demandez le paiement des forfaits avant le premier cours. Cela évite à lui seul la plupart des relances.
4. Envoyez vos factures à la même date chaque mois pour que les parents s’y attendent.
5. Proposez Zelle ou Venmo, que la plupart des parents préfèrent au paiement par chèque.