Gratis mal for transportfaktura

Hva en fraktfaktura trenger

En fraktfaktura må stemme med papirene som fulgte lasten. Mottakerens regnskapsfører eller speditørens regnskapsavdeling sjekker fakturaen din mot fraktbrevet (BOL, dokumentet som signeres ved henting) og leveransebeviset (POD, den signerte kvitteringen ved levering). Ta med disse på hver faktura:

• Lastnummer eller BOL-nummer, og PRO-nummeret ditt hvis speditøren bruker et. Skriv det i referansefeltet, så det står høyt oppe på utskriften.
• Henting og levering: by, delstat og dato for hvert stopp.
• Miles mellom stoppene og hvilket prisgrunnlag du brukte.
• Vekt eller antall kolli, hvis prisen avhenger av dem.
• Hver avgift på sin egen linje: hovedtransport, drivstofftillegg, ventetid, bompenger og ekstra stopp.
• Dine firmaopplysninger, speditørens eller avsenderens opplysninger og betalingsbetingelsene.

Vedlegg det signerte POD-en. Mange speditører krever den før de betaler.

Prissetting: per mile, fast pris og drivstofftillegg

Et vanlig drivstofftillegg fungerer slik. Du og kunden blir enige om en basispris for diesel og lastebilens drivstofføkonomi i miles per gallon (mpg). Når dieselprisen er over basisprisen, ganges den ekstra kostnaden per mile med antall kjørte miles:

(gjeldende pris - basispris) ÷ mpg × miles

Eksempel: basispris $1.25 per gallon, gjeldende pris $1.55, 6.0 mpg, 452 miles. ($1.55 - $1.25) ÷ 6.0 × 452 = $22.60. Mange transportselskaper bruker den ukentlige dieselprisen fra det amerikanske energidepartementet (U.S. Department of Energy) som gjeldende pris. Skriv kilden, basisprisen og mpg i kontrakten eller merknadene, slik at kunden kan kontrollere tallet.

Ventetid, stopp underveis og bompenger

Lastebiler står ofte og venter ved rampen. Ventetiden kalles detention (ventetid), og de fleste avtaler gir et fast antall gratis timer ved hvert stopp før den begynner å telle. To timer er en vanlig gratis tid, men tallet er det dere har avtalt.

1. Skriv tidspunktene på BOL. Noter ankomst- og avgangstid ved hvert stopp. Uten tidspunkter er en ventetidslinje vanskelig å forsvare.
2. Fakturer ventetid på en egen linje. Timer utover gratis tid som antall, og den avtalte timeprisen som pris. Tre timer à $50 blir $150.
3. Før ekstra stopp som egne linjer. En last som hentes eller leveres på en ekstra adresse, får en fast pris eller en pris per stopp.
4. Viderefakturer bompenger til kostpris. Vis dem på en egen linje, og legg ved kvitteringene eller bompengeoversikten. Legg bare på et påslag hvis avtalen sier det.

Salgsavgift på frakt

Reglene for frakt varierer fra delstat til delstat. Noen delstater behandler transportkostnader annerledes når de faktureres separat fra varene, og transport på tvers av delstater kan følge egne regler. Spør delstatens skattemyndighet (department of revenue) eller kundens regnskapsavdeling hvilken regel som gjelder, før du velger en mva.-sats.

I Duebolt kan du sette en skattesats på hver linje. Hvis frakten er fritatt i ditt tilfelle, lar du linjene stå på 0% og setter satsen bare på de linjene som er avgiftspliktige.

Få betalt raskere

1. Send fakturaen samme dag som POD-en er signert, med POD-en vedlagt.
2. Bruk lastnummeret som referanse, slik at speditørens system matcher regningen med lasten.
3. Bli enige om betalingsbetingelser før lastebilen kjører. Netto 30 er vanlig hos speditører. Noen transportselskaper tilbyr hurtigbetaling mot et gebyr. Skriv betingelsene på fakturaen.
4. Ta vare på en kopi av hver BOL og POD sammen med fakturaen, til egne arkiver og ved eventuelle tvister.