Modello gratuito di fattura per trasporti

Cosa deve avere una fattura di trasporto

Una fattura di trasporto deve corrispondere ai documenti che hanno accompagnato il carico. L'ufficio amministrativo del destinatario o del broker confronta la tua fattura con la polizza di carico (BOL, il documento di spedizione firmato al ritiro) e con la prova di consegna (POD, la ricevuta firmata alla consegna). Inserisci questi dati in ogni fattura:

• Numero di carico o di BOL, e il tuo numero PRO se il broker lo usa. Mettilo nel campo riferimento, così viene stampato in alto.
• Ritiro e consegna: la città, lo stato e la data di ogni tappa.
• Miglia tra le tappe, e la base tariffaria che hai usato.
• Peso o numero di colli, se la tariffa dipende da questi.
• Ogni costo su una riga propria: tratta principale, sovrapprezzo carburante, sosta, pedaggi e fermate extra.
• I tuoi dati aziendali, quelli del broker o del mittente, e le condizioni di pagamento.

Allega la prova di consegna firmata. Molti broker la chiedono prima di pagare.

Tariffare un carico: a miglio, tariffa fissa e sovrapprezzo

Un sovrapprezzo carburante comune funziona così. Tu e il cliente concordate un prezzo base del gasolio e il consumo del camion in miglia per gallone (mpg). Quando il gasolio costa più della base, l'aumento per miglio si moltiplica per le miglia percorse:

(prezzo attuale - prezzo base) ÷ mpg × miglia

Esempio: base $1.25 al gallone, attuale $1.55, 6.0 mpg, 452 miglia. ($1.55 - $1.25) ÷ 6.0 × 452 = $22.60. Molti vettori usano come prezzo attuale il prezzo settimanale del gasolio pubblicato dal Dipartimento dell'Energia degli Stati Uniti (U.S. Department of Energy). Scrivi la fonte, il prezzo base e i mpg nel contratto o nelle note, così il cliente può verificare la cifra.

Tempi di attesa, fermate e pedaggi

I camion spesso aspettano in banchina. Questo tempo di attesa si chiama sosta (detention), e la maggior parte degli accordi prevede un certo numero di ore gratuite a ogni tappa prima che inizi a contare. Due ore è un tempo gratuito comune, ma il numero è quello che hai concordato.

1. Annota gli orari sul BOL. Registra l'ora di arrivo e di partenza a ogni tappa. Senza orari, una riga di sosta è difficile da difendere.
2. Fattura la sosta su una riga propria. Le ore oltre il tempo gratuito come quantità, la tariffa oraria concordata come prezzo. Tre ore a $50 fanno $150.
3. Aggiungi le fermate extra su righe separate. Un carico ritirato o consegnato in un indirizzo aggiuntivo prevede una tariffa fissa o un costo per fermata.
4. Addebita i pedaggi al costo. Mostrali su una riga propria e allega le ricevute o l'estratto dei pedaggi. Aggiungi un ricarico solo se l'accordo lo prevede.

Imposta sulle vendite sul trasporto

Le regole sul trasporto cambiano da uno stato all'altro. Alcuni stati trattano diversamente i costi di trasporto quando sono fatturati separatamente dalla merce, e il trasporto tra stati può seguire regole proprie. Chiedi all'agenzia delle entrate del tuo stato, o all'ufficio amministrativo del cliente, quale regola si applica prima di fissare un'aliquota.

Duebolt ti permette di impostare un'aliquota su ogni riga. Se nel tuo caso il trasporto è esente, lascia quelle righe allo 0% e imposta l'aliquota solo sulle righe imponibili.

Farsi pagare più in fretta

1. Invia la fattura il giorno stesso in cui viene firmata la prova di consegna, con la prova allegata.
2. Usa il numero di carico come riferimento così il sistema del broker abbina la fattura al carico.
3. Concorda le condizioni di pagamento prima che il camion parta. Net 30 (pagamento a 30 giorni) è comune con i broker. Alcuni vettori offrono un pagamento rapido a fronte di una commissione. Scrivi le condizioni sulla fattura.
4. Conserva una copia di ogni BOL e di ogni POD insieme alla fattura, per i tuoi archivi e in caso di contestazioni.