Modelo grátis de fatura de transporte

O que uma fatura de frete precisa

Uma fatura de frete tem de corresponder à documentação que acompanhou a carga. O responsável do destinatário ou a equipa de contas do intermediário compara a sua fatura com a carta de porte (BOL, o documento de transporte assinado na recolha) e com a prova de entrega (POD, o recibo assinado na entrega). Inclua estes dados em todas:

• Número da carga ou do BOL, e o seu número PRO se o intermediário o usar. Coloque-o no campo de referência para aparecer perto do topo.
• Recolha e entrega: a cidade, o estado e a data de cada paragem.
• Milhas entre as paragens, e a base de tarifa que usou.
• Peso ou volumes, se a tarifa depender deles.
• Cada custo numa linha própria: transporte linear, sobretaxa de combustível, estadia, portagens e paragens extra.
• Os seus dados da empresa, os dados do intermediário ou do expedidor, e as condições de pagamento.

Anexe a POD assinada. Muitos intermediários pedem-na antes de pagar.

Preço de uma carga: por milha, tarifa fixa e sobretaxa de combustível

Uma sobretaxa de combustível habitual funciona assim. Você e o cliente acordam um preço-base do gasóleo e o consumo do camião em milhas por galão (mpg). Quando o gasóleo custa mais do que a base, o custo extra por milha é multiplicado pelas milhas percorridas:

(preço atual - preço-base) ÷ mpg × milhas

Exemplo: base de $1.25 por galão, atual de $1.55, 6.0 mpg, 452 milhas. ($1.55 - $1.25) ÷ 6.0 × 452 = $22.60. Muitas transportadoras usam o preço semanal do gasóleo do U.S. Department of Energy como preço atual. Escreva a fonte, o preço-base e o mpg no contrato ou nas notas, para o cliente poder confirmar o número.

Tempo de espera, paragens e portagens

Os camiões esperam muitas vezes numa doca. A cobrança por essa espera chama-se estadia (detention), e a maioria dos acordos dá um número fixo de horas gratuitas em cada paragem antes de começar. Duas horas é um tempo gratuito habitual, mas o número é o que tiver acordado.

1. Escreva as horas no BOL. Registe a hora de chegada e de partida em cada paragem. Sem horas, uma linha de estadia é difícil de justificar.
2. Cobre a estadia numa linha própria. Horas além do tempo gratuito como quantidade, a taxa horária acordada como preço. Três horas a $50 são $150.
3. Acrescente as paragens intermédias em linhas separadas. Uma carga recolhida ou entregue num endereço extra tem uma taxa fixa ou uma taxa por paragem.
4. Repercuta as portagens ao custo. Mostre-as numa linha própria e anexe os recibos ou o extrato de portagens. Adicione uma margem só se o acordo o previr.

Imposto sobre vendas no frete

As regras do frete variam de estado para estado. Alguns estados tratam os custos de transporte de forma diferente quando são faturados à parte dos bens, e o transporte entre estados pode seguir regras próprias. Pergunte ao departamento de receitas do seu estado, ou à equipa de contas do cliente, qual regra se aplica antes de definir uma taxa de imposto.

A Duebolt permite definir uma taxa de imposto em cada linha. Se o frete estiver isento no seu caso, deixe essas linhas a 0% e defina a taxa apenas nas linhas tributáveis.

Receber mais depressa

1. Envie a fatura no próprio dia em que a POD for assinada, com a POD anexada.
2. Use o número da carga como referência, para o sistema do intermediário associar a fatura à carga.
3. Acorde as condições de pagamento antes de a carga sair. Com intermediários, 30 dias é o habitual. Algumas transportadoras oferecem pagamento rápido mediante uma taxa. Escreva as condições na fatura.
4. Guarde uma cópia de cada BOL e POD junto da fatura, para os seus registos e para qualquer litígio.