Gratis transportfactuur sjabloon

Wat een vrachtfactuur nodig heeft

Een vrachtfactuur moet kloppen met de papieren die de lading vergezelden. De administratie van de ontvanger of de makelaar controleert je factuur aan de hand van de bill of lading (BOL, het vrachtbrief dat bij het ophalen wordt getekend) en het afleverbewijs (POD, proof of delivery, de handtekening bij het lossen). Zet deze gegevens op elke factuur:

• Lading- of BOL-nummer, en je PRO-nummer als de makelaar dat gebruikt. Zet het in het referentieveld, zodat het bovenaan staat.
• Ophalen en afleveren: plaats, staat en datum van elke stop.
• Mijlen tussen de stops en de berekeningsgrondslag die je gebruikte.
• Gewicht of aantal stuks, als het tarief daarvan afhangt.
• Elke kost op een eigen regel: hoofdrit, brandstoftoeslag, wachttijd, tol en extra stops.
• Je bedrijfsgegevens, de gegevens van de makelaar of verlader en de betalingsvoorwaarden.

Voeg het getekende POD toe. Veel makelaars vragen erom voordat ze betalen.

Een lading prijzen: per mijl, vast tarief en brandstoftoeslag

Een gebruikelijke brandstoftoeslag werkt zo. Jij en je klant spreken een basisprijs voor diesel af en het brandstofverbruik van de vrachtwagen in mijl per gallon (mpg). Als diesel meer kost dan de basisprijs, wordt de extra kost per mijl vermenigvuldigd met de gereden mijlen:

(huidige prijs - basisprijs) ÷ mpg × mijlen

Voorbeeld: basisprijs $1.25 per gallon, huidig $1.55, 6.0 mpg, 452 mijl. ($1.55 - $1.25) ÷ 6.0 × 452 = $22.60. Veel transporteurs gebruiken de wekelijkse dieselprijs van het U.S. Department of Energy als huidige prijs. Zet de bron, de basisprijs en de mpg in het contract of in de opmerkingen, zodat je klant het getal kan controleren.

Wachttijd, tussenstops en tol

Vrachtwagens wachten vaak aan de dock. De wachttijd heet detention, en de meeste contracten geven per stop een aantal gratis uren voordat het gaat lopen. Twee uur is een gebruikelijke gratis tijd, maar het getal is wat jullie hebben afgesproken.

1. Schrijf de tijden op de BOL. Noteer aankomst en vertrek bij elke stop. Zonder tijden is een wachttijdregel moeilijk te verdedigen.
2. Factureer de wachttijd op een eigen regel. Uren na de gratis tijd als aantal, het afgesproken uurtarief als prijs. Drie uur tegen $50 is $150.
3. Tussenstops als aparte regels. Een lading die op een extra adres wordt opgehaald of afgeleverd krijgt een vast bedrag of een bedrag per stop.
4. Tol doorberekenen tegen kostprijs. Zet die op een eigen regel en voeg de bonnen of het toloverzicht toe. Reken alleen een opslag als het contract dat voorschrijft.

Sales tax op vracht

De regels voor vracht verschillen per staat. Sommige staten behandelen vervoerskosten anders als ze apart van de goederen worden gefactureerd, en vervoer tussen staten kan eigen regels volgen. Vraag voordat je een belastingtarief instelt aan het departement van financiën van de staat waar je werkt, of aan de administratie van je klant, welke regel geldt.

Duebolt laat je een belastingtarief per regel instellen. Is vracht in jouw geval vrijgesteld, zet die regels dan op 0% en stel het tarief alleen in op de belastbare regels.

Sneller betaald worden

1. Stuur de factuur dezelfde dag dat het POD is getekend, met het POD als bijlage.
2. Gebruik het ladingnummer als referentie, zodat het systeem van de makelaar de factuur aan de lading koppelt.
3. Spreek de betalingsvoorwaarden af voordat de vrachtwagen rijdt. Netto 30 dagen is gebruikelijk bij makelaars. Sommige transporteurs bieden snelbetaling tegen een vergoeding. Zet de voorwaarden op de factuur.
4. Bewaar elke BOL en elk POD bij de factuur, voor je administratie en bij een eventueel geschil.