Gratis huurfactuur sjabloon

Huurfactuur of huurkwitantie?

Een huurkwitantie is voor een huurder die huur betaalt voor een woning of kantoor dat hij gebruikt. Ze bewijst een betaling die al heeft plaatsgevonden.

Een huurfactuur factureert een klant voor een verhuur: apparatuur, een voertuig, een zaal, een kamer of een kortstondig verhuurd pand. Je stuurt haar wanneer de verhuur is geboekt of afgelopen, en het openstaande bedrag is op een vaste datum verschuldigd. Gebruik een factuur zolang je het geld nog afwacht. Gebruik een kwitantie zodra het binnen is.

Wat een huurfactuur nodig heeft

• Huurperiode. De begin- en einddatum, en de ophaal- en retourtijden als boetes daarvan afhangen.
• Gegevens van het object. Merk en model met serienummer, kenteken of ruimtenaam, zodat de klant precies weet wat hij had.
• Tariefbasis. Vermeld of elke regel per uur, per dag, per week of per maand geldt.
• Gebruiksgrenzen. Voor voertuigen en machines met een kilometer- of urenlimiet noem je de grens en de kosten bij overschrijding, als je huurovereenkomst die heeft.
• Betaalde aanbetaling. Elk bedrag dat de klant vooraf heeft betaald.
• Schade- en te-laat-voorwaarden, in de opmerkingen of als verwijzing naar de getekende huurovereenkomst.
• Betalingsvoorwaarden. Veel korte verhuren zijn bij retour verschuldigd. Langere huren worden vaak maandelijks gefactureerd.

Het referentieveld is geschikt voor het contractnummer of het werkadres.

Prijzen per periode

Controleer de rekensom voordat je verstuurt. Zeven dagen tegen het dagtarief is $665, tegenover $475 tegen het weektarief. Daarom moet bij een volle week de weekregel verschijnen. Loopt de verhuur langer dan een week, reken dan de extra dagen tegen het dagtarief, zoals in het voorbeeld, tenzij je tariefkaart iets anders zegt.

Aanbetaling, schade en te late retour

Houd twee soorten geld gescheiden.

• Boekingsaanbetaling. Geld dat de klant vooraf betaalt om het object of de datum vast te houden. Zet het als aanbetaling in, dan toont de PDF het betaalde bedrag en het openstaande saldo.
• Waarborgsom. Geld dat wordt vastgehouden tegen schade of verlies en meestal wordt terugbetaald als het object in goede staat terugkomt. Houd dit buiten het factuurtotaal. Leg het vast in de huurovereenkomst en betaal het apart terug.

Schade wordt gefactureerd tegen de werkelijke reparatiekosten, op een eigen regel, met de reparatiefactuur of foto's als bijlage. Zet er geen geschat bedrag op.

Te late retour wordt meestal per extra dag of per uur gerekend, tegen een tarief dat in de overeenkomst staat voordat de huur begint. Als je een uitloop toestaat, bijvoorbeeld een uur, schrijf dat dan ook op.

Sales tax op verhuur

Verhuur wordt op verschillende manieren belast. Sommige staten belasten apparatuur- en voertuigverhuur, sommige alleen bepaalde artikelen, en sommige voegen naast sales tax een aparte voertuigverhuurbelasting toe. Zaal- en vastgoedverhuur kan weer andere regels volgen.

Vraag het departement van financiën van de staat waar je werkt hoe jouw soort verhuur wordt belast. In Duebolt kun je per regel een tarief instellen, dus een voertuigregel kan een ander tarief hebben dan de bezorgregel. Het voorbeeld hierboven houdt de belasting op 0%, vervang dat door je eigen tarief.