Plantilla gratuita de factura de alquiler

¿Factura de alquiler o recibo de alquiler?

Un recibo de alquiler es para un inquilino que paga el alquiler de una vivienda u oficina que usa. Demuestra un pago que ya se ha hecho.

Una factura de alquiler cobra a un cliente un servicio de alquiler: equipos, un vehículo, un local, una habitación o un inmueble de corta duración. La envías al reservar o al terminar el alquiler, y el saldo vence en una fecha fijada. Usa una factura mientras sigues esperando el dinero. Usa un recibo cuando ya ha llegado.

Qué debe tener una factura de alquiler

• Periodo de alquiler. Las fechas de inicio y fin, y las horas de recogida y devolución si los cargos por retraso dependen de ellas.
• Datos del artículo. Marca y modelo con un número de serie, una matrícula o el nombre de la sala, para que el cliente sepa exactamente qué tuvo.
• Base de tarifa. Indica si cada línea es por hora, por día, por semana o por mes.
• Límites de uso. Para vehículos y máquinas con límite de kilómetros o de horas, indica el límite y el cargo por exceso, si tu contrato de alquiler lo tiene.
• Depósito pagado. Cualquier cantidad que el cliente haya pagado por adelantado.
• Condiciones de daños y de devolución tardía, en las notas o como referencia al contrato de alquiler firmado.
• Condiciones de pago. Muchos alquileres cortos se pagan a la devolución. Los más largos suelen facturarse cada mes.

El campo de referencia es un buen sitio para el número de contrato o la dirección de la obra.

Tarificar por periodo

Comprueba las cuentas antes de enviarla. Siete días a la tarifa diaria son $665, frente a $475 con la tarifa semanal, así que la línea semanal es la que debe aparecer para una semana completa. Si el alquiler pasa de una semana, cobra los días extra a la tarifa diaria, como en el ejemplo, salvo que tu tarifario diga otra cosa.

Depósitos, daños y devoluciones tardías

Mantén separados dos tipos de dinero.

• Depósito de reserva. Dinero que el cliente paga por adelantado para reservar el artículo o la fecha. Anótalo como depósito: el PDF muestra el importe pagado y el saldo pendiente.
• Fianza. Dinero retenido por si hay daños o pérdidas, que normalmente se devuelve cuando el artículo regresa en buen estado. Déjalo fuera del total de la factura. Regístralo en el contrato de alquiler y devuélvelo por separado.

Los daños se cobran al coste real de la reparación, en su propia línea, con la factura de reparación o las fotos adjuntas. No añadas una cantidad estimada.

Las devoluciones tardías suelen cobrarse por día o por hora extra, a una tarifa escrita en el contrato antes de empezar el alquiler. Si das un periodo de cortesía, por ejemplo una hora, anótalo también.

Impuesto sobre los alquileres

Los alquileres se gravan de formas distintas. Algunos estados gravan los alquileres de equipos y vehículos, otros solo algunos artículos, y algunos añaden un impuesto aparte sobre el alquiler de vehículos además del impuesto sobre las ventas. Los alquileres de locales e inmuebles pueden seguir otras reglas.

Pregunta al departamento de ingresos de tu estado cómo se grava tu tipo de alquiler. En Duebolt puedes fijar un tipo en cada línea, así que una línea de vehículo puede llevar un tipo distinto a la de entrega. El ejemplo de arriba deja el impuesto al 0%, sustitúyelo por tu propio tipo.