Modello gratuito di fattura per noleggi

Fattura di noleggio o ricevuta d'affitto?

Una ricevuta d'affitto è per un inquilino che paga l'affitto di una casa o di un ufficio che usa. Dimostra un pagamento già avvenuto.

Una fattura di noleggio chiede a un cliente il pagamento di un noleggio: attrezzature, un veicolo, una sala, una stanza o un immobile per brevi periodi. La invii alla prenotazione o alla fine del noleggio, e il saldo scade a una data fissata. Usa una fattura finché aspetti il denaro. Usa una ricevuta quando è arrivato.

Cosa deve contenere una fattura di noleggio

• Periodo di noleggio. Le date di inizio e fine, e gli orari di ritiro e restituzione se i costi per ritardo dipendono da questi.
• Dettagli dell'articolo. Marca e modello con numero di serie, targa o nome della sala, così il cliente sa esattamente cosa ha avuto.
• Base tariffaria. Indica se ogni riga è a ora, a giorno, a settimana o a mese.
• Limiti d'uso. Per veicoli e macchine con limite di chilometri o di ore, indica il limite e il costo per l'eccedenza, se il tuo contratto di noleggio lo prevede.
• Caparra versata. Qualsiasi somma che il cliente ha pagato in anticipo.
• Condizioni per danni e restituzioni tardive, nelle note o come rimando al contratto di noleggio firmato.
• Condizioni di pagamento. Molti noleggi brevi si pagano alla restituzione. Quelli più lunghi spesso vengono fatturati ogni mese.

Il campo riferimento è un buon posto per il numero del contratto o l'indirizzo del cantiere.

Tariffare per periodo

Controlla i calcoli prima di inviare. Sette giorni a tariffa giornaliera sono $665, contro $475 a tariffa settimanale, quindi per una settimana intera deve comparire la riga settimanale. Se il noleggio supera la settimana, addebita i giorni extra a tariffa giornaliera, come nell'esempio, a meno che il tuo listino non dica altro.

Caparre, danni e restituzioni tardive

Tieni separati due tipi di denaro.

• Caparra di prenotazione. Denaro che il cliente versa in anticipo per riservare l'articolo o la data. Inseriscila come caparra: il PDF mostra l'importo pagato e il saldo dovuto.
• Cauzione. Denaro trattenuto a garanzia di danni o perdite, di solito restituito quando l'articolo torna in buone condizioni. Tienila fuori dal totale della fattura. Registrala nel contratto di noleggio e restituiscila separatamente.

I danni si fatturano al costo reale della riparazione, su una riga propria, con la fattura della riparazione o le foto allegate. Non aggiungere un importo stimato.

Le restituzioni tardive di solito si addebitano per giorno o per ora extra, a una tariffa scritta nel contratto prima dell'inizio del noleggio. Se concedi un periodo di tolleranza, per esempio un'ora, scrivilo anche questo.

Imposta sulle vendite sui noleggi

I noleggi sono tassati in modi diversi. Alcuni stati tassano il noleggio di attrezzature e veicoli, altri solo alcuni articoli, e alcuni aggiungono un'imposta separata sul noleggio di veicoli oltre all'imposta sulle vendite. I noleggi di sale e immobili possono seguire altre regole ancora.

Chiedi all'agenzia delle entrate del tuo stato come viene tassato il tuo tipo di noleggio. In Duebolt puoi impostare un'aliquota su ogni riga, quindi una riga per il veicolo può avere un'aliquota diversa da quella della consegna. L'esempio sopra lascia l'imposta allo 0%, sostituiscilo con la tua aliquota.