Kostenlose Vorlage für Mietrechnungen

Mietrechnung oder Mietquittung?

Eine Mietquittung ist für einen Mieter gedacht, der die Miete für eine Wohnung oder ein Büro zahlt, das er nutzt. Sie belegt eine Zahlung, die bereits erfolgt ist.

Eine Mietrechnung stellt einem Kunden eine Vermietung in Rechnung: Geräte, ein Fahrzeug, einen Raum, ein Zimmer oder eine kurzfristig vermietete Immobilie. Du schickst sie, wenn die Miete gebucht ist oder endet, und der offene Betrag ist bis zu einem festen Datum fällig. Nutze eine Rechnung, solange du noch auf das Geld wartest. Nutze eine Quittung, sobald es eingegangen ist.

Was eine Mietrechnung braucht

• Mietzeitraum. Anfangs- und Enddatum sowie Abhol- und Rückgabezeit, falls Zuschläge davon abhängen.
• Angaben zum Gegenstand. Hersteller und Modell mit Seriennummer, Kennzeichen oder Raumname, damit der Kunde genau weiß, was er hatte.
• Berechnungsgrundlage. Gib an, ob jede Zeile pro Stunde, pro Tag, pro Woche oder pro Monat gilt.
• Nutzungsgrenzen. Bei Fahrzeugen und Maschinen mit Kilometer- oder Betriebsstundenbegrenzung nennst du die Grenze und den Preis für Mehrverbrauch, falls dein Mietvertrag das vorsieht.
• Gezahlte Anzahlung. Jeder Betrag, den der Kunde vorab bezahlt hat.
• Schaden und verspätete Rückgabe. In den Hinweisen oder als Verweis auf den unterschriebenen Mietvertrag.
• Zahlungsbedingungen. Viele kurze Mieten sind bei Rückgabe fällig. Längere Mieten werden oft monatlich abgerechnet.

Das Referenzfeld eignet sich gut für die Vertragsnummer oder die Einsatzadresse.

Preise nach Zeitraum

Rechne vor dem Versand nach. Sieben Tage zum Tagespreis ergeben $665, gegenüber $475 zum Wochenpreis. Deshalb sollte für eine volle Woche die Wochenzeile erscheinen. Läuft die Miete über eine Woche hinaus, berechnest du die Zusatztage zum Tagespreis, wie im Beispiel, außer deine Preisliste sieht etwas anderes vor.

Anzahlung, Schaden und verspätete Rückgabe

Halte zwei Arten von Geld getrennt.

• Buchungsanzahlung. Geld, das der Kunde vorab zahlt, um Gerät oder Termin zu reservieren. Trage es als Anzahlung ein, dann zeigt das PDF den bezahlten Betrag und den offenen Rest.
• Kaution. Geld, das als Sicherheit für Schaden oder Verlust einbehalten wird und meist zurückgezahlt wird, wenn das Gerät in gutem Zustand zurückkommt. Halte sie außerhalb der Rechnungssumme. Vermerke sie im Mietvertrag und erstatte sie separat.

Schaden wird zu den tatsächlichen Reparaturkosten in einer eigenen Zeile berechnet, mit der Reparaturrechnung oder Fotos im Anhang. Schreibe keinen geschätzten Betrag hinein.

Verspätete Rückgabe wird meist pro Zusatztag oder pro Stunde berechnet, zu einem Satz, der im Mietvertrag steht, bevor die Miete beginnt. Gewährst du eine Schonfrist, etwa eine Stunde, schreibe sie ebenfalls auf.

Sales Tax auf Vermietungen

Vermietungen werden unterschiedlich besteuert. Manche Bundesstaaten besteuern Geräte- und Fahrzeugmieten, manche nur bestimmte Gegenstände, und manche erheben zusätzlich zur Sales Tax eine eigene Fahrzeugmietsteuer. Vermietungen von Räumen und Immobilien können wieder anderen Regeln folgen.

Frag bei der Finanzbehörde deines Bundesstaates nach, wie deine Art der Vermietung besteuert wird. In Duebolt kannst du den Satz für jede Zeile festlegen, eine Fahrzeugzeile kann also einen anderen Satz haben als die Lieferzeile. Das Beispiel oben lässt die Steuer bei 0 %, ersetze das durch deinen eigenen Satz.