Facture de location ou quittance de loyer ?
Une quittance de loyer est destinée à un locataire qui paie le loyer d'un logement ou d'un bureau qu'il occupe. Elle prouve un paiement déjà effectué.
Une facture de location réclame à un client le paiement d'une location : matériel, véhicule, salle, pièce ou bien loué pour une courte durée. Vous l'envoyez à la réservation ou à la fin de la location, et le solde est dû à une date fixée. Utilisez une facture tant que l'argent n'est pas encore reçu, et un reçu une fois qu'il est arrivé.
Ce qu'une facture de location doit contenir
- Période de location. Les dates de début et de fin, et les heures de retrait et de retour si les frais de retard en dépendent.
- Détails du matériel. La marque et le modèle avec un numéro de série, une plaque d'immatriculation ou le nom de la salle, pour que le client sache exactement ce qu'il a eu.
- Base de tarification. Indiquez si chaque ligne est à l'heure, à la journée, à la semaine ou au mois.
- Limites d'utilisation. Pour les véhicules et machines soumis à un kilométrage ou à des heures limites, indiquez la limite et le tarif au-delà, si votre contrat de location le prévoit.
- Acompte versé. Toute somme payée par le client à l'avance.
- Conditions de dommages et de retard, dans les notes ou sous forme de renvoi au contrat de location signé.
- Conditions de paiement. Beaucoup de locations courtes se paient au retour. Les locations plus longues sont souvent facturées chaque mois.
Le champ référence est un bon endroit pour le numéro de contrat ou l'adresse du chantier.
Tarification selon la durée
| Durée | Usage habituel | Tarif exemple |
|---|---|---|
| À l'heure | Salles, courtes locations de véhicules, matériel pour un après-midi | $35 par heure |
| À la journée | Locations d'un jour ou de courte durée | $95 par jour |
| À la semaine | Locations d'environ trois jours ou plus | $475 par semaine |
| Au mois | Matériel, véhicules et biens loués longtemps | $1,650 par mois |
Vérifiez le calcul avant d'envoyer. Sept jours au tarif journalier font $665, contre $475 au tarif hebdomadaire, donc c'est la ligne hebdomadaire qui doit figurer pour une semaine complète. Si la location dépasse une semaine, facturez les jours en plus au tarif journalier, comme dans l'exemple, sauf si votre grille tarifaire dit autre chose.
Acomptes, dommages et retours tardifs
Gardez deux types de sommes séparés.
- Acompte de réservation. Somme versée à l'avance pour bloquer le matériel ou la date. Indiquez-la comme acompte : le PDF affiche le montant payé et le solde dû.
- Dépôt de garantie. Somme retenue en cas de dommage ou de perte, et généralement rendue quand le matériel revient en bon état. Gardez-la hors du total de la facture. Notez-la dans le contrat de location et remboursez-la séparément.
Les dommages se facturent au coût réel de la réparation, sur leur propre ligne, avec la facture de réparation ou les photos jointes. N'ajoutez pas de montant estimé.
Les retours tardifs se facturent en général par jour ou par heure supplémentaire, au tarif écrit dans le contrat avant le début de la location. Si vous accordez un délai de grâce, par exemple une heure, notez-le aussi.
Taxe de vente sur les locations
Les locations sont taxées de différentes façons. Certains États taxent les locations de matériel et de véhicules, d'autres seulement certains articles, et certains ajoutent une taxe distincte sur les locations de véhicules en plus de la taxe de vente. Les locations de salles et de biens peuvent suivre encore d'autres règles.
Demandez à l'administration fiscale de votre État comment votre type de location est taxé. Dans Duebolt, vous pouvez définir un taux sur chaque ligne : une ligne de véhicule peut donc avoir un taux différent de la ligne de livraison. L'exemple ci-dessus laisse la taxe à 0%, remplacez-le par votre propre taux.
Vérifié le 28 octobre 2026.
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