Plantilla gratuita de factura de transporte

Qué debe tener una factura de flete

Una factura de flete tiene que coincidir con los papeles que acompañaron la carga. El departamento de cuentas del receptor o del corredor compara tu factura con el conocimiento de embarque (BOL, el documento de envío firmado al recoger) y con la prueba de entrega (POD, el recibo firmado al entregar). Incluye esto en cada factura:

• Número de carga o de BOL, y tu número PRO si el corredor lo usa. Ponlo en el campo de referencia para que salga arriba.
• Recogida y entrega: la ciudad, el estado y la fecha de cada parada.
• Millas entre las paradas, y la base de tarifa que usaste.
• Peso o número de bultos, si la tarifa depende de ello.
• Cada cargo en su propia línea: transporte principal, recargo de combustible, demora, peajes y paradas extra.
• Tus datos de empresa, los del corredor o expedidor, y las condiciones de pago.

Adjunta la prueba de entrega firmada. Muchos corredores la piden antes de pagar.

Cómo tarificar una carga: por milla, tarifa plana y recargo

Un recargo de combustible habitual funciona así. Tú y el cliente acordáis un precio base del gasóleo y el consumo del camión en millas por galón (mpg). Cuando el gasóleo cuesta más que la base, el sobrecoste por milla se multiplica por las millas recorridas:

(precio actual - precio base) ÷ mpg × millas

Ejemplo: base $1.25 por galón, actual $1.55, 6.0 mpg, 452 millas. ($1.55 - $1.25) ÷ 6.0 × 452 = $22.60. Muchos transportistas usan como precio actual el precio semanal del gasóleo que publica el Departamento de Energía de EE. UU. (U.S. Department of Energy). Anota la fuente, el precio base y los mpg en el contrato o en las notas, para que el cliente pueda comprobar la cifra.

Tiempo de espera, paradas y peajes

Los camiones suelen esperar en el muelle. Ese tiempo de espera se llama demora (detention), y la mayoría de los acuerdos fijan unas horas gratuitas en cada parada antes de que empiece a contar. Dos horas es un tiempo gratuito habitual, pero el número es el que hayas pactado.

1. Anota las horas en el BOL. Registra la hora de llegada y de salida en cada parada. Sin horas, una línea de demora es difícil de defender.
2. Cobra la demora en su propia línea. Las horas por encima del tiempo gratuito como cantidad, la tarifa por hora pactada como precio. Tres horas a $50 son $150.
3. Añade las paradas extra en líneas separadas. Una carga recogida o entregada en una dirección adicional lleva una tarifa plana o un cargo por parada.
4. Traslada los peajes al coste. Muéstralos en su propia línea y adjunta los recibos o el extracto de peajes. Añade un margen solo si el acuerdo lo dice.

Impuesto sobre las ventas en el flete

Las reglas del flete cambian de un estado a otro. Algunos estados tratan los cargos de transporte de forma distinta cuando se facturan por separado de la mercancía, y el transporte entre estados puede seguir sus propias reglas. Pregunta al departamento de ingresos de tu estado, o al departamento de cuentas del cliente, qué regla se aplica antes de fijar un tipo de impuesto.

Duebolt te permite fijar un tipo de impuesto en cada línea. Si el flete está exento en tu caso, deja esas líneas al 0% y aplica el tipo solo a las líneas que tributan.

Cobrar más rápido

1. Envía la factura el mismo día en que se firme la prueba de entrega, con la prueba adjunta.
2. Usa el número de carga como referencia para que el sistema del corredor relacione la factura con la carga.
3. Acuerda las condiciones de pago antes de que salga el camión. Net 30 (pago a 30 días) es habitual con los corredores. Algunos transportistas ofrecen pago rápido a cambio de una comisión. Escribe las condiciones en la factura.
4. Guarda una copia de cada BOL y de cada POD junto con la factura, para tus archivos y por si hay una disputa.