Kostenlose Vorlage für Transportrechnungen

Was eine Frachtrechnung braucht

Eine Frachtrechnung muss zu den Papieren passen, mit denen die Ladung unterwegs war. Die Buchhaltung des Empfängers oder des Maklers prüft deine Rechnung am bill of lading (BOL, das beim Abholen unterschriebene Versanddokument) und am Liefernachweis (POD, Proof of Delivery, der beim Abladen unterschriebene Empfang). Diese Angaben gehören auf jede Rechnung:

• Ladungs- oder BOL-Nummer, und deine PRO-Nummer, falls der Makler eine verwendet. Trage sie in das Feld Referenz ein, damit sie oben auf dem Beleg steht.
• Abholung und Lieferung: Ort, Bundesstaat und Datum jedes Halts.
• Meilen zwischen den Halten und die Berechnungsgrundlage, die du verwendet hast.
• Gewicht oder Stückzahl, falls der Satz davon abhängt.
• Jede Kostenart in einer eigenen Zeile: Hauptlauf, Treibstoffzuschlag, Standgeld, Maut und zusätzliche Stopps.
• Deine Firmendaten, die Angaben des Maklers oder Versenders und die Zahlungsbedingungen.

Hänge den unterschriebenen Liefernachweis an. Viele Makler verlangen ihn, bevor sie zahlen.

Die Fracht berechnen: pro Meile, Pauschale und Treibstoffzuschlag

Ein üblicher Treibstoffzuschlag funktioniert so. Du und dein Kunde vereinbaren einen Basispreis für Diesel und den Verbrauch des LKW in Meilen pro Gallone (mpg). Kostet Diesel mehr als der Basispreis, wird der Mehrpreis pro Meile mit den gefahrenen Meilen multipliziert:

(aktueller Preis - Basispreis) ÷ mpg × Meilen

Beispiel: Basispreis $1.25 pro Gallone, aktuell $1.55, 6.0 mpg, 452 Meilen. ($1.55 - $1.25) ÷ 6.0 × 452 = $22.60. Viele Spediteure nutzen den wöchentlichen Dieselpreis des U.S. Department of Energy als aktuellen Preis. Schreibe die Quelle, den Basispreis und den mpg-Wert in den Vertrag oder in die Hinweise, damit dein Kunde die Zahl prüfen kann.

Wartezeit, Zwischenstopps und Maut

LKW warten an der Rampe oft. Die Wartezeit heißt Standgeld (Detention), und meist sind an jedem Halt einige Stunden kostenlos, bevor es berechnet wird. Zwei Stunden sind eine übliche Freizeit, maßgeblich ist aber, was ihr vereinbart habt.

1. Schreibe die Zeiten auf den BOL. Halte Ankunft und Abfahrt an jedem Halt fest. Ohne Zeiten lässt sich ein Standgeld kaum belegen.
2. Rechne das Standgeld in einer eigenen Zeile ab. Stunden über die Freizeit als Menge, der vereinbarte Stundensatz als Preis. Drei Stunden zu $50 ergeben $150.
3. Zwischenstopps als eigene Zeilen. Eine Ladung, die an einer zusätzlichen Adresse abgeholt oder abgeladen wird, bekommt eine Pauschale oder einen Betrag pro Halt.
4. Maut zu Selbstkosten weitergeben. Zeige sie in einer eigenen Zeile und hänge die Belege oder die Mautabrechnung an. Schlage nur einen Aufschlag drauf, wenn die Vereinbarung es vorsieht.

Sales Tax auf Fracht

Die Regeln für Fracht unterscheiden sich von Bundesstaat zu Bundesstaat. Manche Staaten behandeln Transportkosten anders, wenn sie getrennt von der Ware abgerechnet werden, und Fernverkehr über Staatsgrenzen kann eigenen Regeln folgen. Frag vor dem Festlegen des Satzes bei der Finanzbehörde deines Bundesstaates oder bei der Buchhaltung deines Kunden nach, welche Regel gilt.

Duebolt lässt dich den Steuersatz für jede Zeile festlegen. Ist Fracht in deinem Fall steuerfrei, lass diese Zeilen auf 0 % und setze den Satz nur auf die steuerpflichtigen Zeilen.

Schneller bezahlt werden

1. Schicke die Rechnung am selben Tag, an dem der Liefernachweis unterschrieben ist, mit dem Liefernachweis im Anhang.
2. Nutze die Ladungsnummer als Referenz, damit das System des Maklers die Rechnung der Ladung zuordnen kann.
3. Vereinbare die Zahlungsbedingungen, bevor der LKW losfährt. Zahlungsziel 30 Tage netto ist bei Maklern üblich. Manche Frachtunternehmen bieten gegen Gebühr eine Schnellzahlung an. Schreibe die Bedingungen auf die Rechnung.
4. Bewahre jeden BOL und jeden Liefernachweis zusammen mit der Rechnung auf, für deine Unterlagen und bei jeder Streitigkeit.