Modèle de facture de transport gratuit

Ce qu'une facture de fret doit contenir

Une facture de fret doit correspondre aux documents qui ont accompagné le chargement. Le service comptable du destinataire ou du courtier compare votre facture au connaissement (BOL, le document de transport signé au chargement) et à la preuve de livraison (POD, le reçu signé à la livraison). Indiquez ces éléments sur chaque facture :

• Numéro de chargement ou de BOL, et votre numéro PRO si le courtier en utilise un. Mettez-le dans le champ référence pour qu'il s'imprime en haut.
• Prise en charge et livraison : la ville, l'État et la date de chaque arrêt.
• Miles entre les arrêts, et la base de tarification utilisée.
• Poids ou nombre de colis, si le tarif en dépend.
• Chaque frais sur sa propre ligne : transport principal, surcharge carburant, immobilisation, péages et arrêts supplémentaires.
• Vos coordonnées, celles du courtier ou de l'expéditeur, et les conditions de paiement.

Joignez la preuve de livraison signée. Beaucoup de courtiers la demandent avant de payer.

Tarifer un chargement : au mile, forfait et surcharge carburant

Une surcharge carburant courante fonctionne ainsi. Vous et le client convenez d'un prix de base du gazole et de la consommation du camion en miles par gallon (mpg). Quand le gazole coûte plus cher que la base, la hausse par mile est multipliée par les miles parcourus :

(prix actuel - prix de base) ÷ mpg × miles

Exemple : base $1.25 le gallon, actuel $1.55, 6.0 mpg, 452 miles. ($1.55 - $1.25) ÷ 6.0 × 452 = $22.60. Beaucoup de transporteurs utilisent comme prix actuel le prix hebdomadaire du gazole publié par le ministère américain de l'Énergie (U.S. Department of Energy). Notez la source, le prix de base et les mpg dans le contrat ou les notes, pour que le client puisse vérifier le chiffre.

Temps d'attente, arrêts et péages

Les camions attendent souvent à quai. Ce temps d'attente s'appelle l'immobilisation (detention), et la plupart des accords prévoient un nombre d'heures gratuites à chaque arrêt avant qu'elle ne commence. Deux heures est un temps gratuit courant, mais le chiffre est celui que vous avez convenu.

1. Notez les heures sur le BOL. Indiquez l'heure d'arrivée et de départ à chaque arrêt. Sans heures, une ligne d'immobilisation est difficile à justifier.
2. Facturez l'immobilisation sur sa propre ligne. Les heures au-delà de la gratuité en quantité, le tarif horaire convenu en prix. Trois heures à $50 font $150.
3. Ajoutez les arrêts supplémentaires sur des lignes séparées. Un chargement pris ou déposé à une adresse supplémentaire donne lieu à un forfait ou à un tarif par arrêt.
4. Refacturez les péages au coût réel. Affichez-les sur leur propre ligne et joignez les justificatifs ou le relevé de péage. Ajoutez une marge seulement si l'accord le prévoit.

Taxe de vente sur le fret

Les règles sur le fret changent d'un État à l'autre. Certains États traitent différemment les frais de transport quand ils sont facturés séparément des marchandises, et le transport entre États peut suivre ses propres règles. Demandez à l'administration fiscale de votre État, ou au service comptable du client, quelle règle s'applique avant de fixer un taux de taxe.

Duebolt vous permet de définir un taux de taxe sur chaque ligne. Si le fret est exonéré dans votre cas, laissez ces lignes à 0% et ne réglez le taux que sur les lignes imposables.

Être payé plus vite

1. Envoyez la facture le jour même où la preuve de livraison est signée, avec la preuve jointe.
2. Utilisez le numéro de chargement comme référence pour que le système du courtier associe la facture au chargement.
3. Convenez des conditions de paiement avant le départ du camion. Net 30 (paiement à 30 jours) est courant avec les courtiers. Certains transporteurs proposent un paiement rapide contre des frais. Inscrivez les conditions sur la facture.
4. Gardez une copie de chaque BOL et de chaque POD avec la facture, pour vos archives et en cas de litige.