Wzór faktury: co powinno znaleźć się na fakturze, pole po polu

Co zawiera standardowa faktura

Większość faktur ma te same części, w tej samej kolejności, niezależnie od kraju i branży:

• Nagłówek. Nazwa firmy i logo oraz słowo „Faktura” na górze.
• Dane sprzedawcy. Nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres, e-mail lub telefon oraz numer NIP albo rejestrowy, jeśli go masz.
• Dane nabywcy. Nazwa i adres klienta oraz jego numer NIP, jeśli go ma.
• Numer i daty. Unikalny numer faktury, data wystawienia i termin płatności.
• Pozycje. Jeden wiersz na każdą pracę, z opisem, ilością, ceną jednostkową i wartością.
• Sumy. Suma częściowa, podatek i kwota, którą prosisz o zapłatę.
• Dane do płatności. Konto bankowe, link do płatności online albo inny sposób zapłaty.
• Uwagi. Warunki płatności, numer referencyjny albo podziękowanie.

Opisuj każdą pozycję konkretnie. „Obsługa księgowa, marzec” mówi klientowi więcej niż „Usługi”.

Jak sumują się kwoty

Każda faktura korzysta z tych samych trzech kroków, a edytor wykonuje je za ciebie, gdy piszesz:

Jeśli podasz rabat, odejmuje się go od sumy częściowej, zanim policzy się podatek. Stawka podatku 0% całkowicie ukrywa linię podatku.

Co się zmienia w zależności od kraju

Układ jest ten sam, ale kilka szczegółów zależy od miejsca:

• Nazwa i numer podatku. VAT w Polsce i w większości Europy, GST w Australii, Nowej Zelandii i Indiach, GST lub HST w Kanadzie oraz sales tax w wielu stanach USA. Numer podatkowy lub firmowy wpisujesz w danych sprzedawcy.
• Format papieru. Letter w USA i Kanadzie, A4 w większości innych krajów. Edytor wybiera jeden na podstawie kraju i waluty. Możesz to zmienić w polu Rozmiar papieru.
• Format daty i numeru. Daty są drukowane w stylu języka i kraju dokumentu.
• Format pieniędzy. Symbol waluty i grupowanie cyfr zależą od kraju, więc 1,234.50 w USA i 1,23,456.00 w Indiach.

Jeśli potrzebujesz szczegółów GST, takich jak GSTIN, CGST czy IGST, przeczytaj format rachunku dla Indii.

Przykładowa faktura do skopiowania

Przykład nad edytorem to kompletna faktura od małej firmy księgowej z USA. Ma nagłówek, obie strony, numer, daty, trzy pozycje, sumę i sposób płatności. Skopiuj układ i zastąp dane swoimi.

Przykłady dla poszczególnych branż znajdziesz w przykładach faktur. Ten poradnik ma osiem gotowych przykładów, więc ta strona pokazuje tylko układ.

Inne dokumenty mają ten sam układ

Edytor używa jednego układu dla wszystkich typów dokumentów. Zmień ustawienie Dokument, żeby zmienić tytuł i etykiety: pokwitowanie mówi „Pokwitowanie” i „Zapłacona kwota”, a oferta mówi „Oferta” i „Ważna do”. Numery i pozycje zostają takie same.

Jeśli chcesz stronę dla któregoś z nich, zobacz szablon oferty, fakturę proforma i generator pokwitowań.