Factuurformat: wat op een factuur hoort, veld voor veld

Wat een standaardfactuur bevat

De meeste facturen tonen dezelfde onderdelen in dezelfde volgorde, ongeacht land of branche:

• Kop. Je bedrijfsnaam en logo, en het woord "Factuur" bovenaan.
• Gegevens van de verkoper. Je naam, adres, e-mail of telefoon, en je btw- of KvK-nummer als je dat hebt.
• Gegevens van de koper. De naam en het adres van de klant, en zijn btw-nummer als hij er een heeft.
• Nummer en datums. Een uniek factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum.
• Regels. Een rij per prestatie, met omschrijving, aantal, stukprijs en regelbedrag.
• Totalen. Het subtotaal, de btw en het bedrag dat je vraagt.
• Betaalgegevens. Bankrekening, betaallink of een andere manier om te betalen.
• Opmerkingen. Betalingsvoorwaarden, een referentie of een bedankje.

Maak elke regel concreet. "Maandelijkse boekhouding, maart" zegt de klant meer dan "diensten".

Hoe de totalen worden opgebouwd

Elke factuur gebruikt dezelfde drie stappen, en de editor rekent ze voor je uit terwijl je typt:

Als je korting geeft, gaat die van het subtotaal af voordat de btw wordt berekend. Een btw-percentage van 0% verbergt de btw-regel helemaal.

Wat per land verschilt

De lay-out blijft gelijk, maar sommige gegevens hangen af van waar je zit:

• Naam en nummer van de belasting. Btw in Nederland en een groot deel van Europa, GST in Australië, Nieuw-Zeeland en India, GST of HST in Canada, en sales tax in veel Amerikaanse staten. Je btw- of KvK-nummer hoort bij de gegevens van de verkoper.
• Papierformaat. Letter in de Verenigde Staten en Canada, A4 in de meeste andere landen. De editor kiest er één op basis van je land en valuta. Je kunt het wijzigen onder Papierformaat.
• Datum- en nummerschrijfwijze. Datums worden geschreven in de stijl van de taal en het land van het document.
• Getalnotatie. Valutasymbool en duizendtalscheiding volgen het land, dus 1,234.50 in de Verenigde Staten en 1,23,456.00 in India.

Heb je GST-gegevens nodig, zoals GSTIN, CGST of IGST, lees dan het factuurformat voor India.

Een voorbeeldfactuur om over te nemen

Het voorbeeld boven de editor is een complete factuur van een klein boekhoudbureau uit de Verenigde Staten. Er staan een kop, beide partijen, een nummer, data, drie regels, het totaal en een betaalwijze op. Neem de opbouw over en vervang de gegevens door je eigen gegevens.

Voor voorbeelden per branche vind je de factuurvoorbeelden. In die gids staan acht uitgewerkte voorbeelden, daarom laat deze pagina alleen de opbouw zien.

Andere documenten gebruiken dezelfde lay-out

De editor gebruikt één lay-out voor elk documenttype. Wijzig de instelling Document om de titel en de labels te veranderen: een kwitantie zegt "Kwitantie" en "Betaald bedrag", een offerte zegt "Offerte" en toont de geldigheidsdatum. De getallen en regels blijven hetzelfde.

Wil je een pagina voor een van die documenten, bekijk dan de offertesjabloon, de proforma factuur en de kwitantiegenerator.